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これで完璧!結婚式の引き出物手配スケジュールと注意するポイントは?

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引き出物とカレンダー

公式インスタグラムはじまりました!

衣裳や演出を選んだり、招待状の発送など・・・
結婚式準備は、やるべきことがたくさん!

でもゲストに贈る引き出物も、忘れずに準備しておきたいですよね。

今回は引き出物の手配スケジュールを時系列順に、手配するときに注意するポイントとあわせてご紹介します。

INDEX

挙式6~3ヵ月前

結婚式が決まったら、引き出物はいつ頃から準備すればいいのでしょうか?

引き出物の、手配スケジュールの目安をご紹介します。

まずは挙式6~3ヵ月前から見ていきましょう。

1 情報収集する

探偵の格好をしたカップル

引き出物の内容は、地域差がとても大きいんです。

地域によって品数や内容が違ってくるので、引き出物を決める前の情報収集は大切。

地域によっては決まった縁起物を必ず入れたり、品数がほかの地域より多かったり少なかったりと、引き出物の常識は変わってきます。

結婚式が決まったら、自分と相手の出身地に、地域独特の決まりやしきたりがないかどうか確認しておきましょう。

両親や年配の親族に聞くと安心ですよ。

両親と祖母

2 大体の数と贈り分けの検討

引き出物を何人分用意するかは、招待状の返信が返ってくる頃にならなければ確定はできません。

でも招待状を出した人数で、だいたいの数を把握することはできますよね。

ゲストによって引き出物の内容を変える「贈り分け」をする予定がある場合は、招待状を出した時点でゲストの分類をしておくと、引き出物が選びやすくなります。

上司と友人で贈り分けをする女性

例えば家族で出席していただくゲスト、夫婦で出席していただく主賓のゲスト、ひとりで出席の友人や同僚・・・という風に分類。

何種類の贈り分けが必要なのか、この時点で決めておくといいですね。

3 予算の把握・購入方法の検討

招待状の数で大体の人数を、そして贈り分けを決めたら、どれくらい金額がかかるのかを予想することができます。

だいたいの予算が決まったら、式場の提携業者から買うのか、式場とは関係のない外部の業者から買うのか、ネットなのか店舗なのか・・・など、購入方法を考え始めましょう。

引き出物の購入先


結婚式を予約するタイミングはひとそれぞれですよね。

1年、半年前から予約する人もいれば、3ヵ月前や、もっとギリギリという人も。

期間に余裕がある人はゆっくりと、結婚式まで日がない人は、まず結婚式が決まったらすぐにでも、ここまでのステップを進めていくといいですよ。

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挙式2ヵ月前

引き出物を選んで仮予約

引き出物を選びましょう。
いろんなお店や商品を見て、気に入るものを探すといいですね。

食器を持つカップル

「実用的なものがいいな」
「自分では買わないような贅沢品にしたい」

など、どんなものにしたいかを決めておくと選びやすいですよ。

いい品物が見つかったら、仮予約をしておきます。

ただしオーダーメイド品の場合は、普通の商品よりも注文期限が早い場合も。

期限を確認して、早めにオーダーするようにしましょう。

挙式1ヵ月前

このくらいの時期には招待状の返信が揃い、引き出物の数が確定できる頃です。

たくさんの手紙を受け取る女性

数が決まったら、引き出物を注文しましょう。

もし招待状の返信がない人がいたら、電話などで出欠の確認をとるといいですよ。

挙式10日前ごろ

1 ショップへの最終確認

ゲストの急な出欠変更などで引き出物の数が変わった場合、変更期限までにショップに連絡しましょう。

電話をする男性

変更期限はショップによって違うので、あらかじめ確認しておいてくださいね。

発送が予定通り済んだかどうかも、確認しておくと安心です。

式場提携業者の場合は、プランナーへ確認するといいですね。

2 プランナーとの最終確認

引き出物の贈り分けがある場合は特に、プランナーや会場担当者との打ち合わせで、きちんと詳細を伝えておくことが大切。

3人の女性プランナー

誰にどの引き出物を渡すのかを、席次表に書き込んで渡しておくとわかりやすいかもしれません。

当日に配り間違えのないように、慎重に伝えておきましょう。

挙式前日まで

引き出物がきちんと届いているかどうか、最終確認をします。

到着予定日がわかっているなら、その日に合わせて早めの確認がベスト。

万が一、引き出物に間違いや欠品があった場合も、早めに確認しておけば対応することができますよ。

眼鏡をかけた女性

引き出物手配のスケジュールはこんな感じです。早めに進めておくと、後で焦らずに安心ですね。

では次に、引き出物を手配するときに注意しておいたほうがいいポイントをご紹介しましょう。

引き出物を手配するときの注意点

引き出物の袋は専用のものを選ぶ

引き出物は、結婚式場で専用の袋が有料で用意されていることがほとんど。

引き出物袋

自分たちでかわいい袋を用意したい!安く済ませたい!と思う人もいると思いますが、ここは専用の袋を使っておいたほうが無難です。

引き出物用の袋は、重みに耐えられるように持ち手が補強されていたり、引き出物が入りやすいようにマチが広めだったりと、専用なりの利点があるんです。

もし式場以外で袋を用意するというときも、引き出物専用の袋を選ぶのがおすすめですよ。

ネットで買う女性

贈り分けの仕分けは担当者にきちんと伝える

手配スケジュールでもお伝えしましたが、引き出物を数種類用意して贈り分ける場合は、プランナーや担当者にきちんと伝えておくことが大切です。

誰に、どの引き出物を配るのか、間違いのないように指示を書き込んで渡しましょう。

袋は基本的に全員同じなので、包装紙を色分けするなんていうのもわかりやすくていいかもしれませんね。

引き出物の包装紙を色分けした様子

ここからは、外部業者で引き出物を購入する場合の注意点をご紹介します。

持ち込み料の確認

式場提携外の業者で引き出物を頼む場合、「持ち込み料」が発生することがあります。

お得に済ませたはずが、持ち込み料を入れたら式場提携ショップのほうが安かった!
・・・なんてことにならないためにも、持ち込み料もしっかり確認しておきましょう。

そろばんをはじく女性

購入店舗へ申込期限・最終変更可能日を確認しておく

引き出物は一度にたくさんの数を発注することが多いですよね。
そのため、申し込みに期限がある場合もあります。

特に引き出物専門店以外で注文する場合は、必要個数を揃えるのに時間がかかることも。

結婚式の何日前までに発注すれば間に合うのか、きちんと確認しておきましょう。

カレンダー

また、引き出物の数量変更がいつまで可能なのかも確認しておくといいですね。

納品日・保管場所の確認

注文した引き出物を式場に直接送ってもらう場合、挙式日の何日前から納品してもいいのかを、式場に確認しておきましょう。

沢山の引き出物を保管するためには保管場所が必要。

いつでも納品していいというわけではないので、前もっての確認が大切です。

引き出物の検品作業をして、破損や間違いがあった場合に対応できるように、前日納品ではなく3~5日くらいの余裕をもって納品させてもらえるように話してみましょう。

宅配トラック

引き出物に温度管理の気になる食品が含まれる場合は、保管場所の確認もしておくと安心です。

検品作業を忘れずに

届いた引き出物に間違いがないか、欠品がないかなど、検品作業も大切です。

贈り分けをする場合は引き出物の分類も間違いなくしたいところ。

自分たちでするのもアリですが、お願いできる場合は、慣れている式場の担当者に頼んだほうが無難ですよ。

引き出物を準備するスタッフ

当日のセッティングも、贈り分けの指示も含めてきちんとお願いしておきましょう。

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まとめ

いかがでしたか?

結婚式の日取りが決まったら、まずは情報収集や贈り分けの有無、だいたいの数と予算を考えます。

それをふまえて、2ヵ月前には仮予約、1ヵ月前には注文を済ませましょう。

期限までに引き出物の個数変更を伝え、発送予定日には無事発送できたか確認しておくと安心。

プランナーとも、贈り分けの指示などきちんと打ち合わせを済ませ、引き出物の到着予定日には到着の確認も忘れないようにしましょう。

持ち込み料の確認、引き出物袋の手配や、購入店舗へ申込期限・最終変更可能日を、式場には納品日・保管場所の確認、検品や配置の依頼も必要です。

色々と確認作業が必要になりますが、間違いのないようにするためにも、きちんと進めたいですね。

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