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結婚式アイテムの「持ち込み」ってどうするの？搬入の注意点を徹底解説！【先輩花嫁の体験談あり】
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プチギフトに席次表、ウェルカムボード・・・
結婚式ではこだわればこだわるほど、前もって持ち込む荷物がいっぱい！
スムーズに搬入を進めるには、どんなことに気をつければいいのでしょうか。
持ち込むときの注意点を、先輩花嫁の体験談と一緒にご紹介します！
結婚式アイテムの持ち込みってどうするの？
結婚式で使う手作りアイテムなどの荷物は、自分たちで会場に持ち込むことがほとんど。
まずはそのようなアイテムをいつ、どうやって持ち込むのか見ていきましょう！
いつ持ち込めばいいの？
会場によって、荷物をどれくらい前から搬入できるかが違います。
結婚式の時期が繁忙期の場合、2～3日前などギリギリの持ち込みになることも。
いつから搬入できるのか、プランナーにきちんと確認しておきましょう。
忘れ物防止のためにも、できるだけ余裕を持って持ち込みたいですね。
搬入の方法は何がいい？
搬入の手段には大きく分けて、郵送する方法と自分たちで運搬する方法があります。
家と会場が遠い場合は郵送が便利。
近い場合は車を使うのが良さそうです。
電車やバスなどの公共交通機関を利用して持ち込むこともできますが、大荷物だし、破損も心配ですよね。
車を持っていない人はタクシーやレンタカーを利用するのがおすすめです。
「出来上がったウェルカムボードが思っていたより大きかった！」
「手作りグッズを丁寧に梱包していたら、荷物が多くなった・・・」
など、思いがけず搬入の荷物が多くなることはよくあります。
タクシーやレンタカーを利用する場合は、大きめの車を手配しておくと安心ですよ。
荷物も少ないし、と油断していたら意外と多くなって、結局、車で会場と家を何往復もして運びました。
大変でした・・・。
会場への持ち込みについて分かったところで、搬入の際の注意点を4つご紹介します。
搬入の際の注意点4選
結婚式に使うアイテムの搬入の際には、いくつか注意点があります。
・搬入は早めに済まそう
・持ち込み品リストを作ろう
・配置指示書を作ろう
・使う場所ごとに荷造りしよう
では、順番に見ていきましょう。
1 搬入は早めに済まそう
万が一のトラブルや忘れ物に対応するために、アイテムの搬入は余裕を持って早めに済ませておきましょう。
特に手作りアイテムを持ち込む場合、ぎりぎりまでこだわったために搬入が遅れてしまった、ということも多いよう。
こだわって手作りしたい気持ちも大切ですが、余裕を持ったスケジュールで準備できるといいですね。
早めに持ち込むことで、余裕を持って忘れ物に対応できますよ。
私たちの式場は1週間前から搬入OKだったので、早めに持ち込めました。
そのとき忘れ物に気付き、後日再び持って行くことに・・・期間に余裕があったので焦らず対応できました。
前日持ち込みで忘れ物に気づいたりしたら、もっと慌てただろうなと思います。
2 持ち込み品リストを作ろう
事前に会場に持ち込むアイテムはすべてリストに書きだして、「持ち込み品リスト」を作りましょう。
持ち込み品リストをつくることで、忘れ物やアイテムの紛失を防ぐことができますよ。
また、アイテムには、それぞれリストに載っている「アイテム名」を書いた付箋をつけておくとベター。
こうしておくと、リストと実際のアイテムを照らし合わせた時にわかりやすいですね。
持ち込みの際、プランナーさんと一緒にリストとアイテムを見比べて、1つずつ確認しながら付箋をつけてもいいですよ。
持ち込み品リストを作ると、搬入のときだけでなく、片付け・搬出のときにもスムーズです。
持ち込み品が多かったので、忘れ物がないか確認するためにリストを作りました。
番号をふって、一つ一つアイテムを確認したので、忘れ物もなかったし、預ける時も引き取る時もスムーズでしたよ！
前日までに会場に持ち込んでおくといいアイテムの一覧は、こちらの記事を参考にしてくださいね。
前日までに会場に持ち込んでおくものって？【結婚式のアイテムリスト】
3 配置指示書を作ろう
手作りしたウェルカムスペース、卓上、受付スペースなどの飾り。
せっかくなら、飾りつけの配置もイメージ通りにしたいですよね。
そんなときには、会場担当者が分かりやすいような「配置指示書」を作りましょう。
イラストや写真を使って、「これはココに、こんなふうに飾ってほしい！」というこだわりを具体的に伝えることができますよ。
わかりやすい指示書を作れば、当日、「イメージと違う！」ということもありませんね。
また、席札をイニシャルだけで作った場合などは、どれが誰の席札なのかわからなくて、会場担当者が困ってしまうことも。
こういうときも指示書を作ることで、間違いを防ぐことができます。
席札1枚1枚にフルネームの付箋をつけて、テーブルごとに袋に入れてまとめると親切ですよ。
ウェルカムスペースに飾りつけしてほしいイメージを、イラストと文字で紙に描いて担当者へ渡しました。
手間はかかったけど、当日その通りに飾り付けられたウェルカムスペースを見て満足！
4 使う場所ごとに荷造りしよう
アイテムを梱包するときは、「使う場所」ごとに分けて荷造りしましょう。
それぞれの袋に「受付に置くもの」「ゲスト席に置くもの」など貼り紙をすれば、会場の担当者にも分かりやすいですね。
袋は透明のものにしておくと、いちいち開けなくても中が確認できるので便利ですよ。
また、割れ物、壊れ物がある場合は注意が必要です。
新聞紙やプチプチ（エアークッション）などで丁寧に梱包して、見えやすいところに「割れ物注意」「上積み厳禁」などと書いておきましょう。
アイテムが多く、袋もたくさんになってしまう場合は、スタッフが運びやすいよう、段ボールに詰めると親切です。
私たちは手作りグッズが多かったので、段ボール5箱分に。
他の人の荷物と混ざらないように、箱の表に私たちふたりの名前を書いて渡しました。
業者に届けてもらう場合の注意点
最後に、業者が会場に搬入してくれる場合についての注意点をご紹介します。
まずは期日にすべてきちんと届いているかどうか、プランナーに確認しましょう。
届いていた場合、それぞれのアイテムの返却方法もプランナーに伝えておきます。
特にドレスを持ち込んだ場合、サイズが違うものが届いていないか、小物が足りているかなどを確認するために、会場に行って試着しておくと安心。
もう一つ大切なのは、それぞれの業者の「緊急連絡先」をプランナーに伝えておくことです。
「注文と違うものが届いた！」
「破損していて使えない・・・」
そんなときは、すぐに業者に連絡してアイテムを変えてもらう必要がありますよね。
プランナーがすぐに業者へ連絡できるよう、緊急連絡先を教えておきましょう。
プチギフトを外部業者に頼み、直接会場へ配送してもらうことに。
前もってプランナーさんに、業者の担当者の名前と連絡先を書いて渡しておきました。
結局トラブルは起きなかったですが、「何かあっても連絡してもらえるから大丈夫！」と安心して当日を迎えられたので、渡しておいてよかったと思います。
まとめ
結婚式に必要なアイテムを持ち込むときの方法や注意点をご紹介しました。
まずはいつから持ち込めるのか、プランナーと話し合っておくことが大切でしたね。
搬入には郵送や大きめの車が便利ですよ。
搬入の際の注意点は次の4つ。
・搬入は早めに済ます
・持ち込み品リストを作る
・配置指示書を作る
・使う場所ごとに荷造りする
忘れ物をしないように、余裕を持ったスケジュールでスムーズに搬入を進めてくださいね。
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