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結婚式場にアイテムを持ち込むときに気をつけたいポイントって?

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プチギフトに席次表、ウェルカムボード・・・

結婚式ではこだわればこだわるほど、前もって持ち込む荷物がいっぱい!

どうやって会場まで持ち込めばいいのでしょうか?

持ち込むときの注意点を、先輩花嫁の体験談と一緒にご紹介します。

INDEX
持ち込みの手段
注意点1 持ち込める時期の確認
注意点2 車は大きめで!
注意点3 持ち込み品リストを作成
注意点4 配置指示書を作成
注意点5 荷造りのポイント
注意点6 業者に届けてもらう場合

持ち込みの手段

結婚式で使うものは、会場装花やレンタルドレスなど、業者が直接持ち込んでくれるものもあります。

ただ、手作りした小物などは自分たちで持ち込むことがほとんど。

持ち込みの手段は、家と会場が遠い場合は郵送で、近い場合は車を使うのが良さそうです。

電車で持ち込む人も中にはいると思いますが、大荷物だし、破損も心配ですよね。

車を持っていない人はタクシーやレンタカーを利用した方が良いかもしれません。

運ぶときは両親、友達などに手伝ってもらえるとスムーズですね。


では、アイテムを持ち込むときの注意点を6つ、見ていきましょう。

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注意点1 持ち込める時期の確認

会場によって、荷物をどれくらい前から搬入できるかが違います。

結婚式の時期が繁忙期の場合、2~3日前などギリギリの持ち込みになることも。

いつから搬入できるのかきちんと確認しましょう。
忘れ物防止のためにも、できるだけ余裕を持って持ち込みたいですね。

【先輩花嫁の体験談】
私たちの式場は1週間前から搬入OKだったので、余裕を持って持ち込めました。
そのとき忘れ物があり、後日再び持って行くことになりましたが、期間に余裕があったのでセーフでした。前日持ち込みで当日忘れ物に気づいたりしたら、慌てただろうなと思います。

注意点2 車は大きめで!

「出来上がったウェルカムボードが思っていたより大きかった!」

「手作りグッズを丁寧に梱包していたら、荷物が多くなった・・・」


など、思いがけず搬入の荷物が多くなることはよくあります。
一気に搬入したいなら、大きめの車を用意しましょう。

タクシーならなおさら、何度も往復すると大出費!
初めから大型車を手配するのが無難です。

自分の車が小さい場合も、往復の手間をはぶくなら大型の車をレンタルするといいでしょう。

【先輩花嫁体験談】
荷物も少ないし、と油断していたら意外と多くなって、結局彼にも手伝ってもらいながら
車で会場と家を何往復もして運びました。
大変でした・・・。

注意点3 持ち込み品リストを作成

持ち込みをするものは、すべてリストに書きだしてまとめましょう。

そしてリストと実際のアイテムを照らし合わせた時にわかりやすいように、アイテムには、それぞれリストに載っている「アイテム名」を記載した付箋をつけておくとベター。

持ち込みの際、プランナーさんと一緒にリストとアイテムを見比べて、すべてそろっているかどうか確認しながら付箋を付けてもいいですね。

忘れ物、失くし物を防ぐためにも、持ち込み品リストは大切です!

【先輩花嫁体験談】
持ち込み品が多かったので、忘れ物がないか確認するためにリストを作りました。
番号をふって、一つ一つアイテムを確認したので、忘れ物もなかったし、預ける時も引き取る時もスムーズでしたよ!

注意点4 配置指示書を作成

ウェルカムスペース、卓上、受付スペースなどにこだわる新郎新婦だと、自分たちで飾りを持ち込むことも多いようです。

「これはココに、こんなふうに飾ってほしい!」というこだわりがあるのなら、イラストや写真を使って「指示書」を作りましょう。

わかりやすい指示書を作れば、当日、「イメージと違う!」ということもありませんね。

席札(ゲストの名札)をイニシャルだけで作ったりした場合は特に、どれが誰の席札なのかわからなくて、会場担当者が困ってしまうことも。

こういうときも指示書を作ることで、間違いを防ぐことができます。

席札1枚1枚にフルネームの付箋を付けたうえで、テーブルごとに袋に入れてまとめると親切ですよ。

【先輩花嫁の体験談】
ウェルカムスペースに飾りつけしてほしいイメージを、イラストと文字で紙に描いて担当者へ渡しました。
手間はかかったけど、当日その通りに飾り付けられたウェルカムスペースを見て満足!

注意点5 荷造りのポイント

アイテムを梱包するときは、「使う場所」ごとに分けて袋に入れていきましょう。

それぞれの袋に「受付に置くもの」「ゲスト席に置くもの」など貼り紙をすれば、式場の担当者にも分かりやすいですね。

袋は透明のものにしておくと、いちいち開けなくても中が確認できるので便利!

割れ物、壊れ物がある場合は、新聞紙やプチプチ(エアークッション)などで丁寧に梱包して、見えやすいところに「割れ物注意」「上積み厳禁」など一言書いておきましょう。

アイテムが多く、袋もたくさんになってしまう場合は、式場の担当者が運びやすいよう、段ボールに詰めると親切です。

【先輩花嫁の体験談】
私たちは手作りグッズが多かったので、段ボール5箱分に。
他の人の荷物と混ざらないように、箱の表に私たち二人の名前を書いて渡しました。

注意点6 業者に届けてもらう場合

引き出物やレンタルドレスなど、直接業者が会場に搬入してくれるものについても、自分たちで確認しなければいけないことがいくつかあります。

まずは期日にすべてきちんと届いているかどうか、プランナーに確認しましょう。

届いていた場合、それぞれのアイテムの返却方法もプランナーに伝えておきます。

ドレスを持ち込んだ場合、サイズが違うものが届いていないか、小物が足りているかなどを確認するために、会場に行って試着しておくと安心。

あと大切なのは、それぞれの業者の「緊急連絡先」をプランナーに伝えておくことです。

「違うものが届いた!」
「破損していた!」

そんなときは、すぐに業者に連絡してアイテムを変えてもらう必要がありますよね。

プランナーがすぐに業者へ連絡できるよう、緊急連絡先を教えておきましょう。

【先輩花嫁の体験談】
プチギフトを外部業者に頼み、直接会場へ配送してもらうことに。
友人の結婚式では間違ったものが届いて焦った、という話を聞いていたので、前もってプランナーさんに業者の担当者の名前と、連絡先を書いて渡しておきました。トラブルはなく済みましたが、安心できたので渡してよかったと思います。

まとめ

結婚式に必要なアイテムを持ち込むときは、車を使う人が多いようですね。

注意点6つをまとめてみましょう。

1 持ち込み可能時期の確認

2 車は大きめがベスト!

3 持ち込み品リストを作成し、アイテムには付箋を

4 イラストや写真で配置指示書を作成

5 割れ物は丁寧に梱包、使う場所ごとに分けて袋に入れる

6 業者に搬入してもらう時も、届いているか、
返却方法、ドレスサイズなどの確認をする。プランナーに業者の連絡先も伝えておく。


以上のことに注意して、忘れ物しないように、スムーズに持ち込みたいですね。

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