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【新郎新婦向け】結婚式二次会を準備するときのスケジュールって?

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考え事をする女性

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結婚式の二次会の準備で大切なのが、スケジュールを立てて進めること。

ここでは、「友人に幹事をお願いする場合の、二次会準備のスケジュール例」をご紹介!

二次会をする予定の新郎新婦は、ぜひ読んでみてください。

INDEX

【4~5ヶ月前】はじめにすることは?

二次会の準備は、やることがたくさん。

多くの先輩カップルは、幹事とやることを分担して、スムーズに準備をしています。

スムーズに準備を進める女性

ここでは、二次会の準備ですることを、「新郎新婦がすること」と「幹事がすること」に分けて紹介します。

もちろん、「これは必ず新郎新婦がしないといけない」という決まりはないので、あくまで目安として考えてください。


それでは、準備のスケジュールを見ていきましょう。

日めくりカレンダー

二次会は、4~5ヶ月前を目安に準備を始めると、ゆとりをもって進められます。

最初にすることは、次の3つ。

二次会のテーマを決める(新郎新婦)

まずは、ふたりで「どんな二次会をしたいか」というテーマを考えましょう。

相談するカップル

たとえば、

・大人っぽいムード
・楽しく盛り上がるパーティ
・結婚式の感動を再現!

などなど。

テーマを決めることで、会場や演出などが決めやすくなります。

「大人っぽいムード」というテーマなら、会場は「おしゃれな街並みの中にあるレストラン」なんていかがでしょうか?

お洒落なレストラン

演出も、「大人っぽいムード」に合わせて、落ち着いたピアノ演奏の中でキャンドルサービスをするなど。

最初にテーマが決まっていれば、幹事の準備もスムーズに進むはずです。

幹事をお願いする(新郎新婦)

幹事にはたくさん仕事があるので、1人に任せると大変です。

できれば、新郎側・新婦側それぞれ1~2人の計2~4人くらいにお願いするのがベター。

幹事を打診する様子

ちなみに、幹事に向いているのはこんな人だと言われています。

・ふたりが信頼できる人
・二次会の幹事の経験がある人
・企画やイベントの好きな人
・協調性がある人

ゲストをリストアップする(新郎新婦)

続いて、招待するゲストをリストアップしましょう。

二次会に招待するゲスト

ゲストの数が見えてくれば、「おおよその予算」や「会場の広さ」が決められます。

実際に二次会をした先輩カップルは、何人くらいゲストを呼んだのでしょうか?

「結婚スタイルマガジン」トレンド調査2018によると・・・

10人未満 10.1%
10~30人未満 29.0%
30~50人未満 28.4%
50~70人未満 17.3%
70~100人未満 12.6%
100人以上 2.7%

Weddingと書かれた看板

10~50人の人が6割近くを占めていますね。

ちなみに全体の平均は39.5人とのことでした。

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【3~4ヶ月前】「顔合わせ」と会場選び

新郎新婦と幹事の「顔合わせ」をする

「顔合わせ」とは、幹事全員が集まる最初の打ち合わせのこと。

ふたりも加わって話し合うことが多いようです。

幹事と打ち合わせをする様子

二次会の3~4ヶ月前に顔合わせをして大事なことを決めておけば、その後の準備もスムーズになるはず。

具体的には、次の3つのことを話しあっておきましょう。

①二次会の大まかなイメージについて

・ふたりで決めた「二次会のテーマ」
・ゲストの人数
・やりたい演出

これらを幹事に伝えて、二次会の大まかなイメージを全員で共有しましょう。

パーティーの様子

②役割分担を決める

まず、「ふたりがすること」「幹事がすること」を分けます。

それから、幹事の間での役割分担を決めましょう。

幹事の人手が足りそうになければ、ふたりの方で、他に幹事になってくれそうな人を探してあげてください。

幹事になってくれそうな友人に声をかける男性

役割分担については、こちらの記事で詳しくご紹介しています。

結婚式二次会の幹事を頼まれた!幹事のやること&役割分担って?

③会費について

ゲストに払ってもらう会費をいくらにするか決めましょう。

「結婚スタイルマガジン」トレンド調査2018によると、平均では男性が5,394円、女性が4,700円という結果でした。

財布から紙幣を出す様子

会費の決め方を詳しく知りたい人は、こちらの記事を読んでみてください。

結婚式二次会の会費はどうやって決めればイイの?

会場を探す(新郎新婦・幹事)

会場選びも、3~4ヶ月前くらいに始めれば、人気の会場をおさえやすくなるはずです。

会場は、ふたりで探しても良いですし、幹事にすべてお任せするのもアリ。

会場となるレストラン

いくつか幹事に候補を選んでもらって、最終決定はふたりがする、という手もあります。

会場探しのポイントは、

・アクセスしやすい場所にあるか
・やりたい演出のできる設備が整っているか
・料理のスタイルはコースかビュッフェか

などなど。

レストランの料理

ポイントは他にもあるので、詳しくはこちらの記事を読んでみてください。

【幹事向け】結婚式二次会の会場決めのチェックポイントとは?

会場の候補をいくつか挙げたら、優先順位に沿って下見をし、気に入った会場があれば予約をします。

電話で予約する様子

二次会のプランニングを行う(幹事)

幹事で話しあって、二次会当日の進行、ゲームや演出などの詳細をプランニング。

内容が決まったら、「進行表」と「台本」を作ります。

「進行表」とは、二次会の流れと幹事の役割を、時間に沿って書いたペーパーのこと。

また「台本」とは、二次会で司会が話す内容を書いたものです。

台本を作成する様子

進行表と台本ができたら一度見せてもらって、ふたりのイメージと合っているか確認しましょう。

【1~2ヶ月前】招待状を送ろう

招待状を送る(幹事)

ゲストへ招待状を送るのは、2ヶ月前くらいが目安。

一般的には、ふたりがゲストをリストアップして、それをもとに幹事が招待状を送るようです。

招待状は、メールやSNSを使って送るケースが増えています。

それぞれのスマートフォンを見る4人の男女

メールで送るときは次の3点に気をつけてほしいところ。

・目上の人と友人で文面を変える
・一斉送信する場合は、「BCC」を使う
・文字化けしやすい「機種依存文字」や絵文字などは使わない

紙の招待状

幹事が招待状を送る前に見せてもらって、ふたりでチェックしておくと良さそうです。

出欠を集計する(幹事)

ゲストからの出欠の返事を幹事が取りまとめます。

返信の期限は1ヶ月前くらいが目安。

出欠が確定すれば、会費の額も決まります。

場合によっては、「会費が予想外に少なくて、予算が足りない」なんてこともあるようです。

会費の額を計算する女性

このときは、費用を削るか、足りない分をふたりで負担する必要があるので、幹事と話しあって決めましょう。

【二次会直前】備品の購入や最終確認を

二次会本番の1ヶ月前になれば、いよいよ準備も本格化します。

準備の内容は次の4つです。

備品・景品を揃える(幹事)

幹事が、ゲームの景品や色紙・クラッカーなどの備品を買いそろえます。

二次会で使用するグッズ

プチギフトの手配(新郎新婦・幹事)

ゲストへの「プチギフト」を用意したい場合は、このタイミングで手配をします。

プチギフトとは、ふたりからゲストへ感謝の気持ちを伝える小さな贈り物のこと。

ゲスト全員に一つずつ渡すので、出席数が確定してから用意するとスムーズです。

小さなボックスに入ったプチギフト

三次会会場を選んでおく(幹事)

二次会のあとに三次会をする人もいます。

ゲストの顔ぶれを見て、「三次会もした方がいいかな」と思ったときは、幹事に頼んで会場を探してもらっておくと安心です。

最終確認をする(幹事)

二次会本番の3~4日前には、幹事が会場に人数の最終報告をします。

電話する幹事の女性

あわせて、音響やテーブルの配置などに不備がないかも確認。

最終チェックが済んだら、あとはいよいよ本番です。

ふたりと幹事で力を合わせて、最高の二次会にしましょう!

※「結婚スタイルマガジン」トレンド調査2018
結婚に関するWEBアンケート調査
調査対象:入籍3年以内の男女
調査時期:2018年7月
対象人数:男性500人 女性500人

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まとめ

以上、二次会準備のスケジュール例をお届けしました。

準備だけでもたくさんの仕事があるので、ぜんぶ幹事に任せっきりにしてしまうと大変かもしれません。

幹事とはこまめに連絡を取り合って、できるだけふたりからもサポートを心がけましょう。

みんなで協力して、ゲスト全員が笑顔になれる二次会にできると良いですね。

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