【幹事向け】結婚式二次会の会場決めのチェックポイントとは？

会場を探す前に確認したいこと

実際に会場を探しはじめるまえに、やっておきたいことが一つあります。

それは、「二次会のテーマ」を新郎新婦に確認すること。

テーマとは、「どんな二次会にしたいか」という、大まかなイメージだと思ってください。

これがわかっていると、会場を決めるとき、とても参考になります。

たとえば、テーマが「ゲストにリラックスしてもらえる二次会」の場合は、「アットホームな雰囲気の会場」を選ぶなど。

これからご紹介する「会場選びのポイント」も、テーマを頭に入れた上で見ていくのがオススメです。

そうすれば、きっと新郎新婦の期待に応えることができますよ。

それでは、「会場選びのポイント」を見ていきましょう。

全部で7つあります。

【ポイント1】立地・建物

立地

二次会会場の立地は、つぎの2つの条件を満たしているとGOODです。

【条件①】結婚式場から近い

結婚式からつづけて二次会に参加するゲストには、結婚式場から近いところが喜ばれます。

【条件②】電車などの公共交通機関で行ける

二次会から参加するゲストにとっては、最寄駅から近い会場が嬉しいはず。

二次会が終わって帰るときも、駅が近いと便利です。

また、結婚式が終わってから二次会が始まるまでは、時間が空きがち。

ゲストが暇を持て余さないよう、近くに時間をつぶせるカフェなどがあるとベターです。

外観

二次会会場の下見では、「お店の外観」や「周りの環境」も確認しましょう。

このとき意識したいのが、「二次会のテーマ」。

たとえば、「おしゃれな二次会」をテーマにしているなら・・・

・高級感のあるスタイリッシュな外観
・街並みや周りのお店がお洒落

といったお店だとぴったりですね。

内観

今度は、会場の中を見ていきましょう。

ここでも、「二次会のテーマに合っているか」がポイントになります。

二次会のテーマが「くつろいで過ごす」なら、

・あたたかみのある木目調の内装
・ゆったり座れるソファー席がある

といったお店なら、新郎新婦にも喜んでもらえるはず。

収容人数

会場の収容人数は、優先してチェックしてほしいポイントの一つです。

具体的には、

・大人数で使える大部屋があるか
・何名以上で貸切にできるか

の2点を、お店の人に確認してください。

席の配置

席の配置については、つぎのことを確認しましょう。

・席と席のあいだに、通路が確保されているか

・すべての席から、新郎新婦の座るメインテーブルや司会者が見えるか

通路が狭い場合や、会場内の見通しが悪い場合は、席の配置を変えた方がいいことも。

お店の人に、「席は動かしても大丈夫ですか？」と聞いておきましょう。

また、立席パーティーだと、配置を変えるだけではスペースが足りないかもしれません。

立席を考えている人は、つぎの2点もあわせて確認を。

・テーブルの数を減らせるか
・壁際に椅子を並べられるか

つづいて、ポイント2つ目をご紹介します。

【ポイント2】設備

受付

会費を受け取り、名簿をチェックするための受付には、ある程度の広さが必要です。

十分なスペースがあるか、チェックをしましょう。

控室

当日、新郎新婦が使える控室があるかを確認しましょう。

控室がなければ、パーテーションを使って、新郎新婦のためのスペースを作ってしまうのもアリ。

これについても、お店の人に聞いておきましょう。

クローク

引き出物などの大きな荷物を預けられるクロークがあれば、ゲストにとても喜ばれます。

トイレ

ゲストが50名以上の場合は、最低でも男女別に一つずつはトイレが必要です。

特に女性のトイレは、列になることも多いもの。

ゲストの人数に合わせて考えておきましょう。

喫煙

タバコについては、

・会場内は喫煙可能か
・禁煙の場合、喫煙所はあるか

を確認してください。

キッズルーム

ゲストのなかには、子供を連れてくる人もいるかもしれません。

・キッズルーム
・託児所
・オムツ替えスペース

など、パパ・ママゲストも安心して参加できる設備があるとベター。

ステージ

二次会で、ゲストに歌やダンスを披露してもらおうと考えている場合。

パフォーマンスのためのステージがあると、より盛り上がるのでは。

【ポイント3】機材

照明

演出を盛り上げるのに欠かせない、照明機器。

・店内の明るさは調整できるか
・スポットライトはあるか

という2点をチェックしましょう。

音響

ゲストが多くて、会場も広いという場合、特に必需品といえるのが「マイク」。

マイクは、何本かあるとベターです。

少なくとも3本あれば、

・司会者用
・新郎新婦用
・ゲスト用

と使い分けることができます。

ほかに音響でチェックすることといえば、二次会を盛り上げる「BGM」。

・『ipod』などのデジタルオーディオプレーヤー
・CD

などを持ち込むことができるか、スタッフに聞いてみてください。

また、余興の時間にカラオケを考えているなら、「カラオケ機器」もいりますね。

映像について

会場には、プロジェクターなどの映像を流せる機材はありますか？

プロフィールムービーやビデオレターを流すのに、プロジェクターは欠かせません。

また、機材の操作をスタッフがしてくれるのかどうかも確認しておきましょう。

自分たちで操作する場合は、事前に使い方を教えてもらってください。

【ポイント4】料金

会場に支払う基本料金

「結婚スタイルマガジン」トレンド調査2018によると、二次会会場に支払ったお金は、平均25.9万円。

参加人数の平均は、39.5人でした。

費用については、新郎新婦にどこまで負担してもらうのかを二人に確認してから、ゲストの会費を設定しましょう。

追加料金を確認する

たとえば、つぎのような場合、追加料金が発生することがあります。

・料理やドリンクを、コースプラン外で追加注文したとき
・時間を延長したとき
・衣裳や食べ物を外から持ちこむとき

追加料金については、後でトラブルにならないよう、お店との打ち合わせの時にしっかり確認を。

打ち合わせで決まった内容は、念のため書面にも残してもらうと安心です。

最低保証金について

最低保証金とは、
「貸切にする場合にかかる最低料金」
のことです。

といっても、よくわからないと思うので、ひとつ具体例を見てみましょう。

【例】
・最低保証金　30万円
・コース料金　5000円
・60名以上で貸切可

この条件を見て、「ゲスト60人で貸切にしよう」と考えていたとします。

しかし、急なキャンセルで、ゲストが「55人」になってしまった！

すると、コース料金5000円×55人で、計算の上では総額27万5千円なのですが・・・

実際に支払うお金は、27万5千円ではなく、最低保証金の30万円。
ということになってしまうのです。

最低保証金については、お店ごとに決まりが違っていて、場合によっては「こんなの聞いてない！」と後でトラブルになることも。

二次会は意外とキャンセルが出がちですし、できれば最低保証金のないお店をオススメします。

最低保証金のあるお店にする場合は、どんな条件なのかしっかり確認しておきましょう。

【ポイント5】料理・ドリンク

結婚式から続けて二次会に参加するゲストは、披露宴ですでに料理を食べていて、あまりお腹が空いていないかもしれません。

そのため、先輩カップルからは、
「二次会は料理よりもドリンクを充実させるべき」
との声も挙がっています。

フリードリンクで、種類もたくさんあると、ゲスト全員に喜んでもらえそうですね。

また、料理のスタイルは、「コース」or「ビュッフェ」どちらかを選びましょう。

ここでも、二次会のテーマを基準にすると決めやすくなります。

たとえば、「ゲストにくつろいでもらう」がテーマなら、席まで料理が届く「コース」のほうが良さそうですよね。

いろいろな料理から選ぶ楽しさがある「ビュッフェ」スタイルは、「カジュアルで華やかなパーティー」にオススメ。

【ポイント6】演出

演出については、つぎの3つを確認しましょう。

①できない演出はあるか

クラッカー、シャボン玉、キャンドルサービスなどは、できない会場もあるようです。

②演出に必要なアイテムを貸し出してもらえるか

③BGMは流せるか

【ポイント7】利用時間・サービス

利用時間

二次会は、スタートからお開きまで、平均2時間と言われています。

これに準備・受付・片付けの時間を加えて、3時間ほどお店を貸切にできる場合が多いようです。

時間については、スタッフに相談してみましょう。

サービス

これまでに二次会の経験をたくさんしている会場であれば、二次会の流れをよく知っていて、トラブルへの対処をしたことも多いはず。

特に初めて幹事をする人は、二次会慣れしているお店を選ぶのが良さそうです。

また、困ったときには相談できるよう、「担当者と連絡を取りやすい時間帯」も確認しておきましょう。

※「結婚スタイルマガジン」トレンド調査2018
結婚に関するWEBアンケート調査
調査対象：入籍3年以内の男女
調査時期：2018年7月
対象人数：男性500人　女性500人