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結婚式二次会の幹事を頼まれた!幹事の役割って?準備・当日にやることも紹介

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考える男性

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「結婚式二次会の幹事を頼まれたけど、幹事っていったい何をすればいいんだろう・・・」

そう悩んでいる人はいませんか?

ここでは、「幹事とはどんな役割なのか」から新郎新婦との役割分担や幹事同士での役割分担について紹介します。

また、二次会の「事前準備」と「当日」それぞれで幹事がやることも詳しくご紹介。

ぜひチェックしてください!

INDEX

二次会の幹事ってどんな役割?

そもそも「幹事」とは、中心となって二次会の準備や運営を行う人のこと。

新郎新婦は結婚式の準備で忙しいので、二次会の準備は幹事が代わりに行うのが一般的となっています。

「結婚スタイルマガジントレンド調査2018」によると、幹事の人数は次のとおり。

結婚式二次会幹事の人数
1名 9.3%
2名 29.0%
3名 9.5%
4名 20.0%
5~9名 10.1%
10名以上 1.9%
幹事はお願いしていない(自分たちで行った) 20.4%

※結婚スタイルマガジントレンド調査2018より

「2名もしくは4名」が一般的と言えそうですね。

新郎側と新婦側、それぞれから幹事を立てることが多く、幹事のやることが多いとさらに人数を増やす場合もあるようです。

チーム

ではまず、新郎新婦と幹事の間でどのように役割分担をすればいいのか見ていきましょう。

新郎新婦と幹事の役割分担

新郎新婦・・・ゲスト選びや予算の設定
幹事・・・それ以外の具体的な準備

といった役割分担で進めるのが一般的です。

二次会の会場選びや、招待や案内などのゲストとのやり取りまで新郎新婦が担当する場合もあります。

幹事がどこまでを担当するかについては、新郎新婦と事前に打ち合わせをして決めるようにしましょう。

役割を決める様子

幹事同士の役割分担

幹事の具体的な役割には次のようなものがあります。

・事前準備
ゲストの出欠確認、お金の管理、会場探し・予約、演出の企画
・当日
司会進行、ゲストの受付、荷物の管理、写真・ビデオ撮影、音響・照明、乾杯の挨拶

幹事が複数いる場合は、これらを幹事同士で分担します。

幹事の人数によっては、複数の役割を兼任する必要があることも。

人数が少なく一人あたりの負担が大きくなってしまうようであれば、幹事の人数を増やせないか新郎新婦に相談してみても良いですね。

男女4人が話し合う様子

幹事以外に各仕事の担当者がいる場合も

司会や受付などの役割では、幹事とは別の人が依頼されている場合も。

各仕事の担当者を取りまとめる役として、幹事を依頼されているかもしれません。

新郎新婦と幹事の間で認識のズレがないように、幹事以外に仕事をお願いしている人がいないかは確認しておきましょう。

なお、今回は幹事以外の担当者がいない場合について紹介していきます。

続いては、

・事前準備でやること
・当日でやること

に分けて幹事の仕事を見ていきましょう。

クラッカー

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事前準備でやること

事前準備をスムーズに進められるかは、幹事同士で上手く役割分担をすることが大切です。

一般的に、幹事が二次会の事前準備でやることは次のとおり。

・とりまとめ
・ゲストの出欠確認
・お金の管理
・会場探しと予約
・演出の企画

CDを選ぶ女性

どんな風に分担すればいいのか見ていきましょう。

手

とりまとめ

まずは、幹事の中で各仕事のとりまとめを行う1~2名の「リーダー役」を決めましょう。

二次会当日までのスケジュールを立て、全体の進み具合を見ながら、幹事をまとめます。

1人の女性を中心に数人の男女が話し合う様子

幹事を集めて打ち合わせを行い、リーダーが中心となってそれぞれの仕事の進み具合をチェックすると漏れがありません。

LINEなどで幹事のグループを作成してやり取りしても良いですね。

また、新郎新婦とのやり取りはリーダーがまとめて行うとスムーズです。

打ち合わせで決まったことや準備の状況について、新郎新婦へ報告をしましょう。

カップルと話す女性

幹事だけでは決めきれないようなことがあれば、新郎新婦に相談して判断してもらった方が良いですよ。

ゲストの出欠確認

1~2名がゲストの出欠管理を担当します。

新郎新婦がリストアップした名簿をもとに、ゲストへ招待状を送付。

招待状

返信の窓口となって出欠をとりまとめ、出席者の名簿を作ります。

出欠管理は仕事量が多い上、漏れがあってはいけない重要な役割。

幹事の人数に余裕があれば、ほかの役割とかけ持ちしない方が良いかもしれません。

新郎側・新婦側でそれぞれ担当者を立てて分担すると、特にゲストの人数が多い場合はスムーズです。

グッド

お金の管理

1~2名が、会計を担当します。

・会費の集金
・会場への支払い
・幹事が立て替えたお金の精算

といったお金の管理を行う大切な役割です。

お金の計算をする様子

立て替えたお金の精算は領収書の内容をもとに行うので、

「備品や景品を買ったときは、必ず領収書をもらってね」

と新郎新婦や他の幹事に伝えておきましょう。

お金を払う女性

会場探し・予約

1~2名が、会場を探して下見・予約をします。

会場の装飾や装花などの手配をするのも、会場担当の仕事です。

花屋に相談する女性

また当日は、会場のセッティングを中心となって行います。

会場担当の人は、こちらの記事も参考にしてくださいね。

【幹事向け】結婚式二次会の会場決めのチェックポイントとは?

演出の企画

1~2名は、演出・余興・ゲーム内容の企画を担当します。

また備品・景品の買い出しや、当日に流すBGM・ムービーの準備も企画担当の仕事です。

新郎新婦の希望を聞きながら、二次会のテーマを決めていけるといいですね。

二次会のテーマやスタイルの決め方については、こちらの記事を読んでみてくださいね。

【幹事向け】結婚式二次会のテーマとスタイル、どう決める?

買い出しをする女性

以上、幹事が二次会の事前準備でやることをご紹介しました。

こちらの記事では、幹事が二次会準備でやることをスケジュールと一緒に解説しています。

ぜひあわせてチェックしてみてくださいね。

【幹事向け】結婚式の「二次会準備」で幹事がやること&スケジュールを紹介

当日にやること

次は、二次会当日の幹事の仕事をご紹介します。

虫眼鏡

二次会当日の仕事には、次のようなものがあります。

・司会進行
・ゲストの受付
・荷物の管理
・写真とビデオ撮影
・音響照明
・乾杯の挨拶

具体的な仕事内容を見ていきましょう。

イルミネーションライトで装飾された会場

司会進行

1~2名が、司会として二次会の進行をつとめます。

新郎側と新婦側から各1名を立て、計2名で担当することが多いようです。

スタンドマイク

全体の雰囲気を見ながら臨機応変に対応することが求められるので、人前で話すことに慣れている人にオススメ。

適任の人がいなければ、プロに依頼するのも一つの手です。

ゲストの受付

2~3名は、受付担当としてゲストから会費を受け取り、名簿にチェックをします。

受付

準備のときに「出欠管理」をした人や、会費を扱う「会計」の人だとスムーズに対応できそう。

またゲストに知り合いが多い人が受付を担当すると、ゲストとのコミュニケーションがとりやすいのでおすすめです。

受付の仕事については、こちらの記事もチェックしてみてくださいね。

結婚式二次会の受付をスムーズに進めるコツ・準備するもの

荷物の管理(クローク)

クロークで上着を預かる女性

1名程度が、ゲストの荷物の管理(クローク)をします。

なお会場がホテルや結婚式場だと、会場スタッフがクロークをしてくれることもあるよう。

クローク役を用意する必要があるかどうかは、事前に確認しておきましょう。

写真・ビデオ撮影

カメラマン

2名ほどが、スナップ写真やビデオの撮影を担当します。

二次会本番中は、常に新郎新婦やゲストの様子を撮影することになります。

撮影の時間が長くなる場合もあるので、1人に負担が偏らないよう適度に交代するといいですよ。

スマートフォンで撮影される新郎新婦

また演出によっては、二次会中だけでなく二次会が始まる前の受付で撮影する場合も。

たとえば、

・受付にきたゲストを一人ずつポラロイドカメラで撮影し、ひとことメッセージを書き込んでもらって新郎新婦へのサプライズプレゼントにする・受付で新郎新婦へのビデオメッセージを撮って、二次会中に上映する

といった場合は、タイミングや場所ごとに撮影の担当を割り振っておくとスムーズかもしれません。

ポラロイド写真を見る様子

二次会の写真撮影については、こちらの記事もどうぞ。

結婚式二次会の写真撮影は誰にどう依頼する?撮ってもらうべきシーンは?

音響・照明

コントローラー

1名以上で音響・照明係を担当します。

裏方ですが、機材を使って二次会を盛り上げる大事な役割です。

会場スタッフと打ち合わせをして、機材の使い方を教えてもらいましょう。

また、どのシーンに合った曲を選ぶのも大切。

進行表に合わせて、しっかりプランを練っておきましょう。

乾杯

乾杯の挨拶をする男性

1名が、乾杯の音頭をとります。

新郎新婦へのお祝いメッセージつきで乾杯の発声が出来るといいですね。

本番前にタイミングを確認しておきましょう。

アシスタント

話し合う様子

数名で、人手が必要な仕事の補助をします。

具体的な仕事内容は、

・会場設営の手伝い
・クラッカーなどの備品をゲストに配る
・ゲームの景品を渡す

などなど。

人数は多いほどありがたいので、幹事以外の友人に手伝ってもらってもいいですね。

当日いきなり依頼するのではなく、前もって声をかけて募っておくといいですよ。

幹事と面識のない人に頼みたい場合は、新郎新婦を通じてお願いしましょう。

手を重ねて円陣を組む数人の男女

以上、幹事が二次会当日にやることも紹介しました。

こちらの記事では幹事向けに当日の進行例のほか、スムーズな進行のポイントも解説しています。

ぜひ合わせて読んでみてくださいね。

結婚式の二次会の流れって?進行例をもとに内容をチェック!


※「結婚スタイルマガジントレンド調査2018」
結婚に関するWEBアンケート調査
調査対象:入籍3年以内の男女
調査時期:2018年7月
対象人数:男性500人 女性500人

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まとめ

二次会での幹事の仕事を、「事前準備編」「当日編」に分けてご紹介しました。

まずは新郎新婦と幹事で役割分担を確認。

そのあと、幹事同士でうまく役割分担をして、二次会を成功させましょう。

ただし司会や受付など、幹事とは別で依頼されている人がいる場合、幹事はその取りまとめ役として働くことも。

新郎新婦へ、幹事以外に仕事をお願いしている人がいないかについてもよく確認しておくようにしましょう。

二次会の事前準備と当日を成功に導くために・・・

以下の記事では幹事が気をつけたいポイントについて事前準備と当日に分けて紹介しています。

ぜひあわせてチェックしてみてくださいね。

結婚式二次会の準備で幹事が注意したいポイント7つ

結婚式二次会当日、幹事がやることは?流れやタイムスケジュール、成功のポイントを紹介

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