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【結婚式二次会】幹事のための「二次会準備」でやること&スケジュール

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結婚式の二次会の幹事を頼まれたら、いつ、どんな準備をすればよいのでしょうか?

ここでは、幹事が二次会当日までにすることを、流れに沿ってご紹介していきます。

「初めての幹事で何をすればいいかわからない・・・」

という人は、ぜひ参考にしてください。

INDEX

ステップ1 新郎新婦・幹事同士の顔合わせ

「顔合わせ」とは、新郎新婦と幹事全員が初めて顔を合わせる打ち合わせのこと。

時期は二次会の3~4ヶ月前が目安です。

これから二次会当日まで一緒に準備をしていくチームメイトとして、仲良くなっておきましょう!

数人の男女が話し合う様子

顔合わせでは次の4つのことを話しあっておくと、その後の準備がスムーズになります。

(1)二次会のおおまかなイメージをつかむ

まずは新郎新婦に次の3つの質問をしてみてください。

Q1「二次会のテーマや目的は何?」
グラスやカトラリー
A1「ゲスト同士が交流を深められる」
 「リラックスしてもらえる」

Q2「誰を招待する?人数はどれくらい?」
招待状
A2「友達中心」
 「会社の人も呼ぶ」
 「全員で50人くらい」

Q3「やりたい演出は?」
楽器
A3「ケーキカット、スピーチ、クイズ、ビンゴ・・・」

このようにして、新郎新婦が考えている「二次会のおおまかなイメージ」をみんなで共有しておくことが、成功への第一歩です。

(2)大体の会費を決める

ゲストに払ってもらう「会費」を大体いくらにするか、考えます。

お金が入った封筒

費用については、新郎新婦に一部負担してもらえるのか聞いておきましょう。

具体的にどこを負担してもらうかまで話しあっておけるとベターです。

詳しい会費の決め方については、こちらの記事を参考にしてください。

結婚式二次会の会費はどうやって決めればイイの?

お札とコイン

(3)幹事側がする仕事をはっきりさせる

二次会は幹事がメインで準備する場合がほとんどですが、新郎新婦にしてもらった方がスムーズな仕事もあります。

一般的に新郎新婦が決めた方がいいと言われているのは、次の2つ。

・ゲストを誰にするか
・予算をいくらにするか

食事をする様子

ほかにも、例えば新郎新婦が会場に強いこだわりを持っているのなら、会場選びはふたりにお任せした方が早く決まるかもしれません。

「幹事の仕事」と「新郎新婦の仕事」はキッチリ分けておきましょう。

(4)幹事の仕事を割り振る

まずは、幹事をまとめるリーダー役を決めます。

リーダーの女性

次に、誰がどの仕事を担当するのか幹事同士で決めておきましょう。

一般的に、幹事の仕事には次のものがあります。

・会計
・出欠受付
・会場選び
・プログラム決め
・備品や景品の買い出し
・BGM選び
・司会
・撮影
・音響・照明

チェックリスト

仕事を分担することで、みんなが責任を持って仕事をするようになりますし、仕事量の偏りもなくなります。

それぞれの仕事の内容について詳しく知りたい人は、こちらの記事をチェックしてください。

結婚式二次会の幹事を頼まれた!幹事のやること&役割分担って?

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ステップ2 希望に合った会場を探そう!

パーティー会場

顔合わせが終わったら、次は二次会の会場を探します。

希望の会場が予約で埋まってしまわないよう、二次会当日の3~4ヶ月前を目安に探し始めましょう。

会場を決めるまでの流れは、次の通りです。

レストラン

1.会場の条件・希望を整理する

まずは、

・二次会の日時
・おおよそのゲスト数
・会場の場所
・会場の雰囲気
・料理やドリンク
・パーティースタイル
・必要な設備

など、顔合わせで新郎新婦から聞いた二次会会場の条件と希望を整理しましょう。

タブレットを使いながら話し合う数人の男女

2.会場候補を探す

次に、条件と希望に合う会場候補を探します。

3~5ヶ所くらいの候補を挙げて、優先順位をつけましょう。

優先順位の高い順に連絡をとり、希望の日時が空いているか確認。

資料を確認する女性

空いていたら実際に下見に行きます。

3.会場を予約する

下見をして気に入ったら、予約をしましょう。

会場のなかには、仮予約ができるところも。

仮予約は1~2週間と期間が決まっているところが多いです。

その場合、その期間内に、正式な予約をするかどうか決める必要があります。

予約席

予約するときには、次のことを確認しておきましょう。

・前払い金は必要か
・キャンセル料は発生するか
・追加料金は発生するか


会場選びのポイントをもっと詳しく知りたい人は、こちらの記事を読んでみてください。

【幹事向け】結婚式二次会の会場決めのチェックポイントとは?

虫眼鏡

ステップ3 二次会をプランニングする

会場が決まったら、二次会の内容を考えます。

二次会当日の3ヶ月前を目安に、幹事で集まって打ち合わせをしましょう。


二次会当日のおおまかなプログラムを決めて、進行表と台本を作り、幹事と新郎新婦で共有を。

進行表を作る女性

おおまかな流れが決まったら、ゲームや余興など、それぞれのプログラムの詳細を考えます。

このとき、ゲームや余興に必要な備品・景品をリストアップしておけば、その後の買い出しもスムーズに。

また、余興やスピーチを幹事以外の人に頼みたい場合は、早めにお願いをしておきましょう。

バルーン

プランニングが終わったら、備品代・景品代や演出にかかる費用がはっきりします。

場合によっては、費用が最初に決めた予算を超えてしまうかもしれません。

予算オーバーになったときの対処法は、こちらの記事で紹介しているので、気になる人はチェックしてみてください。

結婚式二次会の会費はどうやって決めればイイの?

ステップ4 招待状を送付&出欠の確認

ペーパーアイテム

二次会当日の流れが決まり、会費が確定したら、ゲストに招待状を送り、出欠の確認を取ります。

招待状の送付

招待状は2ヶ月前を目安に送付しましょう。

招待状を送る方法としては、

・メール(携帯、PC)
・SNS(FacebookやLINE)
・ハガキ

などがあります。

タブレットを操作する様子

最近は、メールやLINEで送るのが主流のようです。

招待状を作ったら、まず幹事の間で内容を確認し、新郎新婦にもチェックしてもらいましょう。

出欠の確認

ゲストからの返信の締め切りは、二次会の1ヶ月前を目安にします。

出席者の顔ぶれが決まったら、正確な会費の合計額を再確認。

電卓をたたく様子

もしここで、「景品や備品にお金が回らない!」となった場合は、

・予定している景品の数を減らすか、別の物にする

・新郎新婦に相談して、一部負担を考えてもらう

といった対策を取りましょう。

ステップ5 備品やBGMなどを準備する

音響機器

二次会当日の1ヶ月前にもなると、準備がいよいよ本格化します。

役割を分担して、効率よく準備を進めていきましょう。

このタイミングですることは、主に次の5つ。

豆電球

①備品・景品・プチギフトを買う

打ち合わせで作った「備品・景品の購入リスト」を持って、買い出しへGO!

新郎新婦からゲストへプチギフトを渡す場合は、それもあわせて買いましょう。

購入したら必ず領収書かレシートをもらい、会計係の人に渡しましょう。

複数のレシート

②BGMの準備

二次会のテーマに合ったBGMを用意します。

どんな曲を選んでいいか分からなければ、結婚式にぴったりの曲をまとめたコンピレーション・アルバムから探し始めるとスムーズ。

新郎新婦の思い出の曲を入れておくのもGOODですね。

CDとデータどちらで用意するかは会場の音響設備によって違うので、その点も確認しておきましょう。

パソコンと再生機器

③受付に必要なものを準備

二次会当日、ゲストの受付をするのに必要なものを準備しておきましょう。

具体的に必要なものはこちら。

・出席者の名簿
・筆記用具
・電卓
・お釣り
・ゲストにお金を入れてもらう箱

メモ、電卓、お金

④備品、景品の持ち込み

当日に備品や景品を持って行こうとすると、荷物になるので大変。

事前に備品や景品を持ち込めるか会場に確認して、OKであれば前日までに持ち込んでおきましょう。

ダンボールを運ぶ男女

⑤三次会会場のピックアップ

二次会の後に三次会をする場合は、会場を探しておく必要があります。

三次会をしたいかどうか、ふたりに聞いてみましょう。


準備がすべて終わったら、幹事で集まって当日のリハーサルをしておくとベター。

二次会の流れを再確認して、当日に備えましょう!

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まとめ

以上、二次会幹事が当日までにする準備を流れに沿ってご紹介しました。

まずは顔合わせの段階で、新郎新婦が思い描く二次会のイメージを聞くことから始めましょう。

することが多くてなかなか大変な二次会の準備だからこそ、きちんとスケジュールを立てて進めたいところ。

新郎新婦やゲストが「楽しかった!」と思える二次会になるよう、幹事全員で協力してがんばりましょう!


二次会当日の流れについても知りたい人は、こちらの記事を読んでみてください。

【幹事向け】結婚式の二次会、進行例をチェック!

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