結婚式二次会の受付をスムーズに進めるコツ・準備するもの

結婚式二次会の受付の流れは？

結婚式二次会の受付は、だいたい次のような流れになります。

1　ゲストの名前を確認して、参加者リストにチェックを入れる2　会費を受け取って、お釣りがあれば渡す3　ゲストへの配布物を渡す4　写真撮影やメッセージカードの記入をお願いする5　会場へ案内する

一見、なんてことない流れに感じますよね。

ですが、うまく工夫しないと、受付付近がゲストで混雑してしまうことも。

スムーズに受付を進めるために、まずは、当日までに準備しておきたいものを見ていきましょう。

当日までに準備するもの

参加者リスト

参加者リストは表形式で、次の項目を作っておきます。

・通し番号
・氏名・ふりがな
・出席チェック欄
・備考欄

リストの並び順にもひと工夫を加えると出欠確認がしやすくなります。

例えば、

　・新郎側と新婦側のゲストに分ける
　・五十音順に並べる
　・仲の良いグループごとに分ける
　・性別が分かるように色をつけておく

など。

参加者の人数や受付のやりかたによって、チェックしやすいリストを考えてみてくださいね。

リストの最後には、当日の飛び入り参加者を手書きできるように、空欄をいくつか用意しておくと良いですよ。

参加者リストは新郎新婦が作る場合と、受付を担当する人、もしくは幹事が作る場合があります。

もし、自分以外の人が作る場合は、事前に「こんなふうに作ってほしい」と相談すると良いかもしれません。

会費支払い時のお釣り

会費制の二次会では、ゲストにお釣りを渡す場合も出てきます。

会費をいくらにするかにもよりますが、お釣りが足りなくならないように、千円札や500円玉を多めに準備しておきましょう。

会費を入れておく集金箱

ゲストからもらった会費を入れておく箱を用意しましょう。

お釣り用に用意したお金と混ざってしまわないように、お釣り用とは別に準備しておくと良さそうです。

使わない時、ふたを閉められるものがオススメですよ。

筆記用具

受付で用意しておくと役に立ちそうな筆記用具は次の通りです。

・電卓
・黒ペン、赤ペン

電卓は、グループで会場に来たゲストが会費をまとめて払ったときなどに、計算するのに役立ちます。

赤ペンは、参加者リストにチェックを入れるとき、黒色のペンより目立つので、出欠確認がしやすくなりますよ。

他にも、受付でゲストの写真を撮る場合は「チェキ」が必要だったり・・・

新郎新婦へのメッセージを書いてもらう場合は「メッセージカード」や「油性ペン」などがいりますね。

「チェキ」を使う予定であれば、万が一の故障などのトラブルを想定して、2台用意しておくと安心です。

フィルムも多めに用意しておきましょう。

「お釣り」、「集金箱」、「筆記用具」といった受付で使う備品は、もしかしたら幹事が用意することになっているかもしれません。

幹事と受付のどちらが準備するのか、事前に確認しておきましょう。

受付を開始する前に確認しておくこと

続いて、二次会当日の受付を開始する前に確認しておきたいことを見ていきましょう。

当日は、受付開始の1時間ほど前に会場に来て、受付の準備をします。

そのときに、次のことを確認しておきましょう。

役割分担と受付の流れ

複数のメンバーで受付をするなら、しっかり役割分担をしておきましょう。

例えば、

　・参加者リストにチェックを入れる
　・会費を受け取る
　・ゲストを席やクロークへ案内
　・受付待ちゲストの整列係

といった役割ごとに、担当を決めておくと良さそうです。

ゲストをスムーズに会場に誘導できるよう、どういう順番で案内するのかを決めておきましょう。

会場のレイアウト

受付を済ませたゲストが会場の入口付近に溜まってしまわないように、動線を考えて受付の場所を決めましょう。

ゲストが
「混雑しているから後で受付をすればいいか」

と、受付をせずに会場に入ってしまわないよう、レイアウトを考えると良いですね。

また、トイレの場所や喫煙スペースなどを、尋ねられることもありそうです。

尋ねられた時にスムーズに案内できるよう、確認しておきましょう。

幹事へ確認しておきたいこと

受付がスタートすると、幹事のメンバーはそれぞれの役割で大忙しになりますよね。

必要なことは事前に幹事に確認しておきましょう。

○受付はいつまで対応するか

開宴時間ぴったりに受付を閉めるのか、開宴後もしばらく開けておくのか確認しておきましょう。

開宴後も開けておく場合は、遅れてくるゲストへの対応を考え、会場の入口付近に受付担当者の席を用意してもらえるか相談しておくとベター。

○参加者リストにないゲストが来た場合の対応

参加者リストにない飛び入りゲストが来た場合の対応を確認しておきます。

テーブル指定のパーティーであれば、席の手配は幹事や会場のスタッフにお願いすることに。

誰に何をお願いすればいいのか確認しておくと、スマートに案内できそうです。

○ゲストへの配布物

例えば「ビンゴカード」や「クラッカー」など、受付でゲストに渡すものがあるか確認しておきましょう。

○会費の管理

お金の管理はいちばん気を遣うところですね。

受付が終わったら、ゲストから集めた会費は、

・幹事に渡すのか？
・金庫に保管するのか？

など、どうすればいいのか確認しておきましょう。

○受付が混雑した時のヘルプ要請

万が一、一度にたくさんのゲストが来て、受付がパンクするような状態になってしまったときの対応も確認しておきましょう。

幹事メンバーに一時的に受付のヘルプが頼めるよう、お願いしておくと安心です。

受付をするときに気を付けることは？

結婚式の二次会は参加人数が多くなることもあり、スムーズに受付を進めるのが難しい場合もあるかもしれません。

大勢のゲストが受付に並ぶと焦ってしまいがちですが、一番大切なのは、

・会費を間違いなく受け取ること
・参加者リストに正しくチェックすること

の2点です。

「会費をもらい忘れて、合計金額が合わない」

「お釣りを少なく渡してしまった」

といったトラブルがないように、慎重に現金を取り扱いましょう。

また、参加者リストにチェックを入れるときに、間違った人にチェックを入れてしまうと、混乱の元になります。

ゲストに名乗ってもらった後に名前を復唱するなどして、しっかり確認するようにしましょう。