披露宴会場の装花を自分で手配するには？準備スケジュール、段取りを紹介！

装花を自分で手配するのはどんなとき？

会場を飾る装花は、結婚式場と提携しているフローリスト（花屋）が担当するのが一般的。

その場合、基本的に装花の準備はフローリストとの打ち合わせのみで、その打ち合わせも式場にセッティングしてもらえることがほとんどです。

ですが、レストランなど、会場によっては提携しているフローリストがなかったり、あっても自分たちで手配が必要だったりすることも。

また、装花へのこだわりや節約などのために、あえて提携以外のフローリストで手配したい！という人もいるかもしれませんね。

まとめると、自分で業者を手配する必要があるのは、

・会場と提携しているフローリストがない
・どうしても頼みたいフローリストがいる
・費用を抑えるため外部のフローリストに注文する
といったケースです。

ここでは、式場とは提携していない外部のフローリストを自分で手配する場合の、段取りや手配のスケジュールをご紹介します。

1 持ち込みの可否を確認する

フローリストの手配を始める前にまず確認しておきたいのが、装花の「持ち込み」ができるかどうか。

「持ち込み」とは、自分たちで手配したアイテムなどを、結婚式場に持ち込んで使うこと。

結婚式場では結婚式や披露宴に必要なアイテムは、式場もしくは式場と提携している業者が手配してくれます。

それをあえて使わず、自分で手配したり、式場と提携していない業者に頼んだりすることを「持ち込み」と言います。

「持ち込み」のルールは式場によって異なりますが、持ち込めないアイテムがあったり、持ち込める場合でも制限や「持ち込み料」が発生したりするのが一般的。

たとえ外部の業者の見積もりが安くても、持ち込み料を加えると結局割高になってしまう、なんてケースも。

節約のために外注しようと思っている人は要注意です。

装花に関しては、「持ち込み一切NG」という式場が多いようです。

主な理由は、衛生上のトラブルを回避するためだそう。

花に虫や異物が混入していた場合、式場やゲストにも迷惑をかけてしまいますよね。

ただ、食事の席でもあるメインテーブル、ゲストテーブルは持ち込みNGとするものの、それ以外ではOKという式場もあるようです。

装花の持ち込みができるかどうかは式場によって違うので、最初に確認をしておきましょう。

2 フローリストを探す

「装花の持ち込みができる」
「そもそも装花は自分で手配しなければならない」
こんなときは、さっそくフローリストを探しましょう。

どんなフローリストがオススメ？

結婚式の装花を依頼するのに向いているフローリストは次のようなところ。

・会場から近いエリアにある
・過去にその会場で装花を手掛けたことがある

近くのお店がよいのは、遠いお店よりも配送が遅れるリスクが少なく、お花も新鮮なまま届けてもらえるため。

また、その会場の装花を手掛けたことのあるフローリストなら、会場の特徴や雰囲気も知っているため、会場についての説明が楽になります。

問い合わせをしよう

いくつか候補のフローリストを見つけたら、メールや電話、お店のウェブサイトの問い合わせフォームなどから連絡しましょう。

その際は、簡単に次のことを伝えましょう。

・氏名
・連絡先（TEL・メールアドレス）
・挙式日
・会場名や会場の住所
・結婚式の会場装花をお願いしたいこと
・予算

問い合わせのタイミングは？

特に決まっていませんが、挙式日の2～3ヶ月前までに問い合わせるのがベター。

というのも、結婚式場の装花に対応できるフローリストの数は限られているからです。

会場装花は、大量の生花が必要になるばかりでなく、高い技術も必要になるもの。

そのため、街のお花屋さんすべてができるものではありません。

さらに、結婚式が多いシーズンの土日祝日などは、早い時期から予約で埋まってしまうことも。

ですので、装花を自分で手配することが決まったら、早めにお店探しを始めるのがおすすめですよ。

3 打ち合わせをする

問い合わせの結果、よさそうなお店が決まったら打ち合わせの予約をします。

打ち合わせは挙式日の1～2ヶ月前に行うことが一般的です。

打ち合わせの場所

遠方の場合をのぞき、結婚式の装花は事前に直接会って打ち合わせをすることがほとんど。

場所は、フローリストのお店で行うこともあれば、会場の下見をかねて会場で行う場合もあります。

会場で行う場合は、会場の予約が必要なこともあるので、式場のウェディングプランナーに連絡しておきましょう。

打ち合わせで伝えること

式場の提携先のフローリストにお願いする場合、会場の情報などはウェディングプランナーからフローリストに伝えてもらえます。

しかし、自分たちで装花を手配する場合は、基本的にすべて二人からフローリストに情報を共有しなくてはなりません。

打ち合わせでは次の2つについて、しっかり伝えましょう。

会場について

・会場の広さ
・会場のレイアウト
・装花を行うテーブルなどの備品の寸法

装花をお願いしたい会場については、できる限り詳しい情報が伝えられるとGOOD。

会場の写真やパンフレット、図面などがあれば、打ち合わせのときに役立ちます。

ウェルカムスペースやエントランスなどの装花もお願いしたいときは、その場所の写真や画像も用意しておきましょう。

装花は、会場のいろいろな場所に飾り付けることになります。具体的な例や外せない場所については、以下の記事をチェックしてみてください。

そもそも装花とは？結婚式の会場装花のキホンを知ろう！

失敗しない「装花を飾るべき場所」ランキング！

装花の希望について

装花を飾る場所の確認が済んだら、続いて装花の内容について決めていきます。

二人の結婚式のテーマや希望のイメージをもとに、使いたい花の種類や色、飾り方など、どんな装花がよいか話し合います。

装花のコーディネート例は、こちらの記事で紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

なりたい雰囲気は？タイプ別「会場装花コーディネート」集

打ち合わせの詳しい流れやコツについては、こちらの記事でも紹介しているのであわせて読んでみてくださいね。

失敗しない会場装花の打ち合わせのコツは？事前準備と注意点まとめ

4 支払いをする

装花の内容などが決まったら、最後に見積もり書で装花全体の費用を確認します。

OKであれば最終決定として支払いに進みます。

支払いはフローリストにもよりますが、事前に代金の一部、もしくは全額の支払いが必要なケースが多いよう。

指定された方法で支払いましょう。

5 当日の搬入作業等の確認をする

支払いが済んだら、いよいよ当日に向けて細かな確認を行います。

当日の装花の搬入方法について、次のことを式場に確認し、フローリストに伝えましょう。

・搬入時間
・前後の結婚式の有無
（ある場合はその開始・終了予定時間も）
・搬入口
・搬入経路
・搬入用の駐車スペース
・当日の担当者

結婚式終了後の花器の回収といった撤収作業についても忘れずに共有を。

ここまで綿密に確認や準備を進めておけば、きっと安心して当日を迎えられますよ。