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披露宴会場の装花を自分で手配するには?準備スケジュール、段取りを紹介!

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結婚式準備では料理や演出に気を取られがちですが、会場を飾る装花の手配も忘れてはいけません。

でもいざ準備をしようとしても、

「装花の準備って具体的に何をすればいいの?」

「いつから始めればいい?」

など、よくわからないことが多いもの。

今回は、自分たちで装花の手配を行うときの段取りや方法についてご紹介します。

INDEX
装花を自分で手配するのはどんなとき?
1 持ち込みの可否を確認する
2 フローリストを探す
3 打ち合わせをする
4 支払いをする
5 当日の搬入作業等の確認をする

装花を自分で手配するのはどんなとき?

会場を飾る装花は、結婚式場と提携しているフローリスト(花屋)が担当するのが一般的。

その場合、基本的に装花の準備はフローリストとの打ち合わせのみで、その打ち合わせも式場にセッティングしてもらえることがほとんどです。

ですが、レストランなど、会場によっては提携しているフローリストがなかったり、あっても自分たちで手配が必要だったりすることも。


また、装花へのこだわりや節約などのために、あえて提携以外のフローリストで手配したい!という人もいるかもしれませんね。

・友人から紹介してもらったフローリストにお願いしたいが、そのフローリストは式場と提携していない

・外部のフローリストにお願いしたほうが費用が抑えられる

といったケースです。

ここでは、式場とは提携していない外部のフローリストを自分で手配する場合の、段取りや手配のスケジュールをご紹介します。

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1 持ち込みの可否を確認する

フローリストの手配を始める前にまず確認しておきたいのが、装花の「持ち込み」ができるかどうか。

「持ち込み」とは、自分たちで手配したアイテムなどを、結婚式場に持ち込んで使うこと。

結婚式場では結婚式や披露宴に必要なアイテムは、式場もしくは式場と提携している業者が手配してくれます。

それをあえて使わず、自分で手配したり、式場と提携していない業者に頼んだりすることを「持ち込み」と言います。

式場やアイテムによって持ち込みができなかったり、持ち込みができても制限があったりすることが一般的。

「装花は持ち込み一切NG」という式場も多いようです。

しかし、中には

「メインテーブルとゲストテーブルの装花以外は持ち込み可」

など、場所によって持ち込みOKの式場も。

装花の持ち込みができるかどうかは式場によって違うので、最初に確認をしておきましょう。

2 フローリストを探す

「装花の持ち込みができる」

「そもそも装花は自分で手配しなければならない」

こんなときは、さっそくフローリストを探しましょう。

どんなフローリストがオススメ?

結婚式の装花を依頼するのに向いているフローリストは次のようなところ。

・会場から近いエリアにある

・二人が結婚式を挙げる予定の会場で過去に装花を手掛けたことがある

近くのお店がよいのは、遠いお店よりも配送が遅れるリスクが少なく、お花も新鮮なまま届けてもらえるため。

また、過去にその会場で装花を手掛けたことのあるフローリストなら、会場の特徴や雰囲気も知っているため、会場についての説明が楽になります。

問い合わせをしよう

いくつか候補のフローリストを見つけたら、メールや電話、お店のウェブサイトの問い合わせフォームなどから問い合わせをします。

問い合わせの際は、簡単に次のことを伝えましょう。

・氏名
・連絡先(TEL・メールアドレス)
・挙式日
・会場名や会場の住所
・結婚式の会場装花をお願いしたいこと
・予算

問い合わせのタイミングは?

特に決まっていませんが、挙式日の3~2ヶ月前までには問い合わせるとベター。

というのも、街にあるお花屋さんすべてが結婚式場のような大きな規模の装花ができるわけではないから。

結婚式場の装花に対応してくれるフローリストの数は限られているんですね。

さらに、結婚式が多いシーズンの土日祝日などだと、早い時期から予約で埋まってしまうところもあるよう。

ですので、装花を自分で手配することが決まったら、早めにお店探しを始めるのがおすすめですよ。

3 打ち合わせをする

問い合わせの結果、よさそうなお店が決まったら打ち合わせの予約をします。

打ち合わせは挙式日の2~1ヶ月前に行うことが一般的です。

打ち合わせの場所

遠方の場合をのぞき、結婚式の装花は事前に直接会って打ち合わせをすることがほとんど。

場所は、フローリストのお店で行うこともあれば、会場の下見をかねて会場で行う場合もあります。

会場で行う場合は、会場の予約が必要なこともあるので、式場のウェディングプランナーに連絡しておきましょう。

打ち合わせで伝えること

式場の提携先のフローリストにお願いする場合、会場の情報などはウェディングプランナーからフローリストに伝えてもらえます。

しかし、自分たちで装花を手配する場合は、基本的にすべて二人からフローリストに情報を共有しなくてはなりません。

打ち合わせでは次の2つについて、しっかり伝えましょう。

○会場について

・会場の広さ
・会場のレイアウト
・装花を行うテーブルなどの備品の寸法

装花をお願いしたい会場については、できる限り詳しい情報が伝えられるとGOOD。

会場の写真やパンフレット、図面などがあれば、打ち合わせのときに役立ちます。

ウェルカムスペースやエントランスなどの装花もお願いしたいときは、その場所の写真や画像も用意しておきましょう。

○装花の希望について

装花を行う場所の確認が済んだら、続いて装花の内容について決めていきます。

二人の結婚式のテーマや希望のイメージをもとに、使いたい花の種類や色、飾り方など、どんな装花がよいか話し合います。


打ち合わせの詳しい流れやコツについては、こちらの記事でも紹介しているのであわせて読んでみてくださいね。

失敗しない会場装花の打ち合わせのコツは?

4 支払いをする

装花の内容などが決まったら、最後に見積もり書で装花全体の費用を確認します。

OKであれば最終決定として支払いに進みます。

支払いはフローリストにもよりますが、事前に代金の一部、もしくは全額の支払いが必要なケースが多いよう。

指定された方法で支払いましょう。

5 当日の搬入作業等の確認をする

支払いが済んだら、いよいよ当日に向けて細かな確認を行います。

当日の装花の搬入方法について、次のことを式場に確認し、フローリストに伝えましょう。

・搬入時間
・前後の結婚式の有無
(ある場合はその開始・終了予定時間も)
・搬入口
・搬入経路
・搬入用の駐車スペース
・当日の担当者

結婚式終了後の花器の回収など撤収作業についても忘れずに共有を。

ここまで綿密に確認や準備を進めておけば、きっと安心して当日を迎えられますよ。

まとめ

自分たちで装花の手配を行う場合の段取りをご紹介しました。

一般的な準備の流れは次のとおり。

1 持ち込みの可否を確認する
2 フローリストを探す 
3 打ち合わせをする
4 支払いをする
5 当日の搬入作業等の確認をする

式場の提携先にお願いする場合と比べると、確認することが多くてちょっと大変かもしれませんが、せっかくの結婚式。

フローリストと協力して素敵な装花にしてくださいね。

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