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【結婚式の二次会】会場の下見はすべき？下見でチェックしたい７つのポイントも紹介
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結婚式二次会を成功させるには、会場選びも重要です。
「会場の候補は絞れたけど・・・下見はした方がいいの？」
「下見に行くときはどんなところをチェックすればいいの？」
この記事では、そんなギモンにわかりやすくお答えしますよ！
二次会会場の下見をバッチリこなして、理想的な会場を見つけましょう！
会場の下見はした方がいい？
「そもそも二次会の会場って下見した方がいいの？」
と疑問に思っている人もいるかもしれませんね。
結論からお伝えすると、下見するのがオススメです！
二次会の会場を探す際、インターネットや雑誌でお店の情報を集める人がほとんどだと思いますが・・・
写真のイメージと実際の雰囲気は、異なることも多いんです。
「当日行ってみたら、思ったよりも広々としていて、ちょっと寂しい感じになってしまった・・・」
「イメージよりも落ち着いた雰囲気のお店で、盛り上がりにくかったな」
なんて、当日になってイメージとのギャップに気付くことも。
新郎新婦と幹事とで、一度、下見に行っておくことをオススメします。
会場の広さや設備などを理解しておくことで、二次会のプログラムや演出も考えやすくなりますよ。
とはいえ、いきなり下見に行っても、
「どこをチェックすればいいんだろう？」
と悩んでしまいますよね。
効率よく下見を行うためには、あらかじめ決めておきたいことがあります。
それでは、下見前に決めておくことを具体的に紹介しましょう。
下見前に決めておくこと
会場の下見をする前に決めておきたいことはこちら。
二次会のイメージ
演出や余興メインでワイワイと盛り上がる二次会にするのか、歓談メインでゆったりと楽しめる二次会にするのか・・・理想のイメージを固めておきましょう。
開催日と時間
二次会の開催日や時間を決めます。
せっかく下見に行っても、二次会の日時の予約が取れないとどうしようもありません。下見のお願いをする際に、電話などで空いているかどうか確認しておくと良いでしょう。
予算
会場代やゲスト一人あたりのだいたいの飲食代の予算を立てておきます。
その会場で予算内のパーティーができるかどうか、あらかじめチェックしておくと◎。
料理のコースやドリンクメニューなど、細かい予算の調整は下見の際に相談するといいですね。
ゲストの人数
ゲストの人数に合った広さの会場を選ぶために、あらかじめどれくらいの人数での二次会にするか決めておきましょう。
やりたい演出や余興
会場によっては、できない演出や余興があるかもしれません。
やりたい演出や余興ができる会場なのか確認するために、大まかな内容を考えておきましょう。
以上の5点をあらかじめ抑えておけば安心ですよ。
また、下見の前の、会場候補を絞る段階で悩んでいる・・・という人はこちらの記事もチェックしてくださいね。
【結婚式の二次会】会場の選び方と探すときのチェックポイント7選をご紹介！
それでは次に、実際に下見でチェックしたいポイントについて、詳しく説明していきましょう。
下見でチェックしたいポイント
下見で確認したいことは、以下の7点。
1 会場の雰囲気
2 交通アクセス
3 会場のキャパシティ
4 設備や当日のレイアウト
5 音響・照明・映像の機材
6 料理やドリンクメニュー
7 スタッフのサービス
順に説明していきますよ。
1 会場の雰囲気
まずは、会場の雰囲気。
やりたい二次会の雰囲気に合っているかどうかチェックしましょう。
店舗の公式ページやレビューサイトなどで写真を見ることもできますが、やっぱり自分の目で確かめるのが大事。
会場の明るさや清潔感も忘れずにチェックしておくといいですよ。
また、時間帯によって、会場の雰囲気がガラリと変わることもあるので注意。
二次会が夜に行われるなら、下見も夜に行うなど、できるだけ当日の雰囲気を掴めるように工夫するとベターです。
2 交通アクセス
続いては、交通アクセス。
二次会のゲストは、
・結婚式披露宴から引き続き参加する
・二次会から参加する
この2つのパターンがあります。
どちらのパターンでもアクセスしやすい会場かどうか、きちんと確認しましょう。
具体的には、次のポイントを確認すると良いですよ。
・披露宴会場から移動しやすいか
・最寄駅から近いか
・駐車場があるか
披露宴会場から移動しやすい？
披露宴から続けて出席のゲストは、引き出物などで荷物が多いことも。
荷物を持っていてもスムーズに移動できるか、披露宴会場からの経路もあわせて確認しておくと安心。
最寄駅から近い？
下見の時、実際に最寄駅から歩いてみて、アクセスをチェックしておくとGOOD。
迷子になりやすいポイントがないかも見ておきましょう。
駐車場はある？
車で来るゲストがいるなら、駐車場の有無を確認しておきましょう。
もし、駐車場がなかったり、駐車できるスペースが少なかったりするなら、近くにコインパーキングがあるかどうかも確認すると良いですよ。
3 会場のキャパシティ
ゲストの人数に合った広さの会場かどうかも、自分の目で確認しましょう。
着席式なのか、立食パーティーなのかによっても必要な広さが変わってきますよ。
自分たちのやりたい形式に合わせてチェックしてくださいね。
・ゲストの人数にちょうどいい広さか
・イスやテーブルを置いても狭くないか
・貸し切りにできるかどうか
ゲストの人数にちょうどいい広さ？
「ゲストが全員入っても窮屈にならないか」「逆に広すぎてさみしい雰囲気にならないか」など、その場でイメージしてみましょう。
わからなければ、スタッフさんに「どれくらいの規模の二次会が多いですか？」と聞いてみるのもGOODです。
イスやテーブルを置いても狭くない？
立食パーティーの場合も、ゲストが疲れたときに休憩できるように、椅子とテーブルを用意しておけると安心。
その場合、椅子やテーブルをどこに置くのか、置いても狭くならないかも確認しておくといいですよ。
貸し切りにできる？
「貸し切りにできるかどうか」も忘れず聞いておきましょう。
もし貸し切りにできない場合、他のお客の目が気にならないようにパーテーションを置くなど、プライベート空間を確保できるか相談しておくと安心です。
4 設備や当日のレイアウト
二次会当日に、どこに何を配置するのかイメージしながら下見をしましょう。
配置を確認しておきたいのは、次のようなポイントです。
・受付テーブル
・新郎新婦の高砂
・司会者の席
・スクリーン
・余興を行うスペース
受付スペースは特に重要！
特に、二次会当日の受付は、ゲストの名簿チェックや会費の受け取りなど、やることがたくさん。
きちんと受付スペースが確保できるかどうか、確認しておきましょう。
他にも、会場そのものの設備についてもチェックしておきましょう。
・クロークがあるかどうか
・新郎新婦や幹事の控室が借りられるかどうか
・トイレの数が十分か
クロークはある？
冬のコート、遠方ゲストのスーツケースなど、かさばる荷物は意外とあるもの。
そのため、クロークがあるかどうか、どれくらい荷物が預けられそうかチェックしておきましょう。
クロークがない場合は、荷物の置き場が用意できるかどうか、スタッフと相談しておくといいですよ。
新郎新婦や幹事の控室はある？
着替えたりメイク直しをしたりするときに便利です。
特に新郎新婦が二次会中のお色直しを計画している場合は、忘れずにチェックしておきましょう。
もし控室がなくても、着替えられるようなスペースがあるとありがたいですね。
トイレの個数は十分？
ゲストの多い二次会だと、トイレが混雑してしまう場合もあります。
個数はもちろん、清潔感もチェックしておくと安心ですよ。
また、パウダールームやおむつ替えスペースなど、ゲストのニーズに合わせた設備があるかも確認しましょう。
5 音響・照明・映像の機材
二次会ではさまざまな演出・余興を取り入れることがほとんど。
たとえば、BGMを流したり、余興の際にDVDを上映したり・・・
また、大人数のパーティーなら司会者はマイクが使えると、ゲストみんなにアナウンスが聞こえやすいです。
そういった必要な機材が会場で借りられるかどうか、借りられない場合は持ち込みが可能かどうか確認しましょう。
確認しておきたいポイントは次のとおり。
・プロジェクターやスクリーンはあるか
・マイクの使用はOKか
・BGMを流してもらえるか
・店内の照明は調整できるか
・スポットライトはあるか
・機材や照明の操作はお店側か幹事側か
など。
予定している演出や余興に必要なものを洗い出して、確認しておきましょう。
6 料理やドリンクメニュー
料理やドリンクメニューは、電話などではなかなか確認しづらいこともありますよね。
下見の時に、じっくり相談しましょう。
・コース料理なのかビュッフェ形式なのか
・食事のメニューと量
・オリジナル料理に対応してくれるか
・ドリンクは飲み放題に対応しているか
・揃えているドリンクメニュー
二次会では料理を楽しみにしているゲストも多いようです。
できれば下見とあわせて実際に料理を食べてみて、味をチェックするとベターです。
また、たとえば二次会でもウェディングケーキを持ち込んでケーキ入刀をしたい・・・などと考えている場合は、「持ち込み」についてもチェック。
・持ち込みは可能か
・持ち込み料はかかるか
・いつから持ち込めるか
・持ち込んだものの保管場所はあるか
などを細かく質問しておくといいですよ。
7 スタッフのサービス
最後にチェックしておきたいのが、スタッフのサービス。
スタッフの対応によって、二次会のクオリティも変わってきます。
スタッフの雰囲気やホスピタリティは、直接会ってみないとわかりません。
実際に接してみて、サービス力をチェックしましょう。
もし、二次会会場がレストランなどであれば、一度お客さんとして利用してみるのもアリ！
客としてスタッフの対応力やホスピタリティを確認できれば、安心して当日を迎えられますよ。
まとめ
まず会場の下見をする前に、
・開催日と時間
・二次会のイメージ
・予算
・ゲストの人数
・やりたい演出や余興
この5点を決めておきましょう。
そして、下見の際には
1 会場の雰囲気
2 交通アクセス
3 会場のキャパシティ
4 設備や当日のレイアウト
5 音響・照明・映像の機材
6 料理やドリンクメニュー
7 スタッフのサービス
についてチェックするといいですよ。
下見をうまく活用して、自分たちにピッタリの会場を見つけてくださいね。
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