【新郎新婦向け】結婚式二次会幹事との打ち合わせ心得！最初の打ち合わせはいつ？何を決める？

幹事との初回打ち合わせ、いつやる？

友人に二次会の幹事をお願いしたら、まずは幹事メンバーと新郎新婦が集まって、初回の打ち合わせをすることが一般的。

初回の打ち合わせは、二次会の3～4ヶ月前が目安です。

二次会の直前になってから打ち合わせを始めると準備期間が短くなってしまい、幹事を困らせてしまうので、なるべく早めに初回打ち合わせの予定を立てましょう。

2回目以降の打ち合わせは、幹事だけで進めることが多めです。

なので、初回の打ち合わせでは、幹事同士が打ち解けられるよう工夫するとGOOD！

話しやすいカフェなどを選んで、お互いの紹介なども行いつつ、和やかなムードで進められるといいですね。

なお、打ち合わせのときの飲食代は新郎新婦が負担すると喜ばれますよ。

その他、幹事がスムーズに準備を進めていくための心遣いについては、こちらの記事もチェックしてくださいね。

二次会幹事へのスマートな心遣いって？スムーズに準備を進めてもらうためのポイント6選

それでは、初回打ち合わせで話しておきたいことをチェックしていきましょう。

幹事との初回打ち合わせで話すこと

初回打ち合わせでは、以下のことを話し合いましょう。

1 二次会の日時
2 招待するゲスト
3 コンセプト
4 食事スタイル
5 余興・演出
6 予算
7 役割分担・スケジュール
詳しく見ていきますよ。

1 二次会の日時

まずは二次会の日付とスタート時間を決めておきましょう。

日付が決まっていないと会場を押さえたり、招待状を送ったりすることができません。

結婚式や披露宴と同じ日に二次会をするのか、別の日にするのかも重要なポイントです。

同じ日にするのと別の日にするのでは、気を付けることも変わってくるもの。

例えば、結婚式や披露宴と同じ日に二次会をするなら、披露宴会場からアクセスの良い会場を探す必要がありますよね。

一方、別の日の二次会なら、招待するゲストが自宅からアクセスしやすい会場の方が喜ばれますよ。

なので、二次会の日時に関しては、初回打ち合わせで固めておくとベターです。

2 招待するゲスト

押さえる会場の広さをイメージするためにも、ゲストの人数は早めに決めておきたいもの。

また、「親しい友人だけで行いたい」や「会社関係者も呼びたい」など、ゲストの顔ぶれの希望も幹事に伝えましょう。

ゲストの年齢層や新郎新婦との関係性が分かると、どんな雰囲気の二次会にすれば良いのか、幹事も想像を膨らませやすいですよ。

3 コンセプト

パーティーのプログラムや演出を決めるためにも、二次会のコンセプトを幹事に伝えましょう。

例えば、

・初対面のゲストが多くなりそうなので、ゲスト同士で積極的に交流できる工夫がほしい
・大切な友達を少人数だけ集めて、近い距離でゆったりと過ごしたい
など。

どんな目的で二次会を開きたいのかを決めて伝えておくと、幹事も具体的な内容を決めやすいですよ。

他にも、

・新郎新婦が和装でゲストを迎えたいから「和」をテーマにしたい
・ふたりの出会いが夏だったから「海」をテーマにしたい

など、こだわりたいテーマがあれば伝えましょう。

4 食事スタイル

会場を絞り込むためにも、ゲストをおもてなしする食事のスタイルを決めておくとスムーズ。

結婚式の二次会では、次のような食事スタイルが一般的です。

・着席のコース料理
・着席のビュッフェスタイル
・立食のビュッフェスタイル

着席のコース料理ならフォーマルな雰囲気に、立食のビッフェスタイルならカジュアルな雰囲気になりやすいですよ。

二次会の雰囲気も踏まえつつ、どの食事スタイルが良いのか、幹事に希望を伝えておきましょう。

5 余興・演出

ケーキ入刀やキャンドルサービス、ビンゴゲームなど、新郎新婦が二次会でやりたい余興や演出を伝えます。

初回打ち合わせで伝えておくことで、どんな準備が必要か、早めに整理できます。

会場によっては、設備の問題などで、できる余興や演出が限られるかもしれません。

会場を探す時に確認するポイントになりますよ。

また、「こんな余興や演出はイヤ！」というものがあるならば、それも伝えておくとGOOD。

やりたい・やりたくない演出についてギリギリに伝えると、幹事を困らせてしまうかも。

希望があるならあらかじめ伝えておきましょう。

6 予算

二次会の予算も、大まかに決めておきたいポイント。

予算をもとにして、二次会の内容をスムーズに決めていくことができます。

ちなみに、食事代や景品代、余興代など、二次会にかかる費用は、基本的にゲストの会費でまかないます。

ゲストの会費をどれくらいに設定したいかも、話し合っておくといいでしょう。

一人当たりの会費と招待するゲスト人数がだいたい決まれば、全体の予算も考えやすいですよ。

二次会の予算については、こちらの記事も参考にしてくださいね。

【結婚式二次会】費用はどれくらいかかる？項目ごとの相場や予算の考え方を紹介します

結婚式二次会の会費はどうやって決めればイイの？

7 役割分担・スケジュール

「それは幹事がやってくれると思っていた」
「新郎新婦がやることだと思っていた・・・」

など、新郎新婦と幹事がすれ違わないように、やることをリストアップして、どちらが担当するのか役割分担を決めておきましょう。

幹事に任せきりにせず、新郎新婦ができる役割は進んでやるといいですよ。

たとえば、招待するゲストのリストアップや会場の決定は、新郎新婦が担当した方がスムーズに進みそうですね。

また、それぞれいつまでにやるのか、スケジュールや締切も決めておくとスムーズです。

どんな二次会にするのか具体的になるにつれて、徐々にやるべきことも増えていきます。

タスクが追加される度、新郎新婦と幹事のどちらが担当するのか、いつまでにやるのかを決めていきましょう。

幹事メンバーとの「報・連・相」を大切に

「報・連・相（ホウレンソウ）」とは、「報告」「連絡」「相談」のこと。

打ち合せの後も幹事メンバーとこまめに連絡を取って、どんなささいなことでも報告・相談してもらいましょう。

特に二次会の準備中は、変更がつきもの。

新郎新婦側でも事情が変わったことがあれば、後回しにせずにすぐに伝えるようにしましょう。

また、幹事にお願いしていることでも、新郎新婦側でも把握しておきたいことがあるなら、

「決まり次第連絡してね」

とあらかじめ伝えておきましょう。

お互いの状況や進み具合をこまめに共有しておくと安心です。