丸投げはNG！結婚式二次会幹事との打ち合わせ心得

1回目の打ち合わせまでに決めておくこと

「全部おまかせするから、あとはよろしくね～！」

とだけ新郎新婦に言われても、幹事を引き受けた友人は、どうしたらいいのか困ってしまいますよね。

友人に幹事をお願いしたら、まずは幹事メンバーと新郎新婦が集まって、最初の打ち合わせをすることが一般的。

その時までに新郎新婦のほうで、どんな二次会にしたいのかイメージが伝わりやすいように、次のことを決めておくと良いですよ。

二次会をしたい日付とスタート時間

まずは二次会の日付とスタート時間を決めておきましょう。

日付が決まっていないと会場を押さえたり、招待状を送ったりもできませんよね。

結婚式や披露宴と同じ日に二次会をするのか、別の日にするのかも重要なポイントです。

同じ日にするのと別の日にするのでは、気を付けることも変わってくるもの。

例えば、結婚式や披露宴と同じ日に二次会もするなら、披露宴会場からのアクセスの良さや、余裕を持ったスタート時間を考える必要が。

別の日の二次会なら、招待するゲストが自宅からアクセスしやすい会場で、開始時間も早めの方がゲストが集まりやすいですね。

招待するゲストの人数や顔ぶれ

押さえる会場の広さをイメージするためにも、ゲストの人数は早めに決めておきたいもの。

また、招待するゲストが「親しい友人のみ」とか、「会社関係者も呼ぶ」など、新郎新婦とどんな交流のある人たちなのかも幹事に伝えましょう。

ゲストの年齢層や新郎新婦との関係性が分かると、どんな二次会にすれば良いのか、幹事も想像を膨らましやすいですよ。

二次会のコンセプト

パーティーのプログラムや演出を決めるためにも、新郎新婦がどんな二次会をイメージしているのか幹事に伝えましょう。

例えば、

・余興盛りだくさんでワイワイ楽しみたい

・初めて会うゲスト同士でも、交流できるような仕掛けがほしい

・同窓会のようなメンバーになるので、会話を楽しめるように歓談時間を長くとりたい

・大切な友達を少人数だけ集めて、近い距離でゆったりと過ごしたい

など。

どんな目的で二次会を開きたいのかを決めて伝えておくと、幹事も具体的な内容を決めやすいですよ。

二次会の食事スタイル

会場を絞り込むためにも、ゲストをおもてなしする食事のスタイルを決めておく必要があります。

結婚式の二次会では、次のような食事スタイルが一般的です。

・着席のコース料理
・着席のビュッフェスタイル
・立食のビュッフェスタイル

どの食事スタイルが良いのか決めておきましょう。

やりたい余興や演出

これから準備することを洗い出すためにも、ケーキ入刀やキャンドルサービス、ビンゴゲームなど、新郎新婦が二次会でやりたい余興や演出を大まかに考えておきましょう。

会場によっては、設備の問題などで、できる余興や演出が限られるかもしれません。会場を探す時に確認するポイントにもなります。

他にも、

・新郎新婦が和装でゲストを迎えたいから「和をテーマにしたい」

・二人の出会いが夏だったから「海をテーマにしたい」

など、こだわりたいポイントがあれば伝えましょう。

逆に、「こんな余興や演出は嫌！」というものがないかも考えておくといいですよ。

役割分担とスケジュールを決めよう

「それは幹事がやってくれると思っていた」

「新郎新婦がやることだと思っていた」

など、新郎新婦と幹事がすれ違わないように、やることをリストアップして、どちらが担当するのか役割分担を決めておきましょう。

招待するゲストのリストアップや大まかな予算の設定は、新郎新婦がした方がスムーズに進むかもしれません。

新郎新婦ができる役割は進んでやるようにしましょう。

また、それぞれのやることがスムーズに進むように、いつまでにやるのか締切も決めておくと良いですよ。

どんな二次会にするのか具体的になるにつれて、徐々にやるべきことも増えていきます。

タスクが追加される度、新郎新婦と幹事のどちらが担当するのか、いつまでにやるのかを決めていきましょう。

幹事メンバーとの「ホウレンソウ」が大切

「ホウレンソウ」とは「報告」「連絡」「相談」のこと。

打ち合せの後も幹事メンバーとこまめに連絡を取って、どんなささいなことでも報告、相談するようにしましょう。

特に二次会の準備中は、変更がつきもの。

想定していたことがうまくいっていなかったり、変更したいことが発生したりしたら、すぐに幹事メンバーに連絡しましょう。

また、幹事にお願いしていることでも、新郎新婦側でも把握しておきたいことがあるなら、

「決まり次第連絡してね」

とあらかじめ伝えておきましょう。

お互いの進み具合をこまめに共有しておくと安心です。