結婚式二次会、欠席率を下げるためにやるべきこととは？

参加しやすい時間に開催する

結婚式の二次会は披露宴の後、夕方や夜からスタートすることが多いですよね。

あまり遅い時間からスタートすると、「終電に間に合うかな？」と心配になるゲストも。

また、既婚者や子供がいる人は、早めに帰らないといけないこともあります。

ゲストの帰り時間を考えて、参加しやすい時間に二次会を開催するようにしましょう。

披露宴後、二次会スタートまで時間が空いてしまう場合

披露宴と二次会の両方に参加してもらいたい人がいる場合、気にしなければならないことがあります。

それは、「披露宴が終わってから、二次会スタートまでのゲストの過ごし方」。

披露宴の後、二次会スタートまで微妙に時間が空いてしまう場合、二次会にも招待された人は

「どうやって時間を潰そうかな・・・」

と悩むことがありそうです。

その場合は、二次会会場付近でくつろげそうなカフェやバーなどを紹介すると親切。

二次会の招待状を送るなら、会場付近の飲食店が分かるマップも同封して送るとより丁寧ですね。

アクセスの良い会場を手配する

「会場は最寄駅から徒歩20分」と言われたら、ちょっと躊躇してしまう人もいるかもしれませんね。

特に披露宴にも参加してくれた女性ゲストなどは、ドレスアップしてヒールも履いている上に、引き出物などで荷物が多いことも考えられます。

できれば、披露宴から引き続きのゲストにとっても、二次会から参加のゲストにとっても、アクセスの良い会場を手配しましょう。

必要に応じて「送迎バス」の手配を

どうしてもアクセスの悪い会場になってしまう場合や、披露宴会場から二次会会場まで距離がある場合もありますよね。

そんなときは、送迎バスを手配するのがオススメです。

「会場が行きづらいところになって、ごめんね。そのかわり最寄駅から送迎バスを用意したよ」

と連絡しておけば、ゲストも安心して参加できそうです。

送迎バス以外にも「タクシーチケット」を使うという手もあります。

二次会出席予定のゲストに、事前にタクシーチケットを郵送しておくとGOOD。

納得感のある会費設定にする

相場に比べてあまりにも会費が高い二次会だと、「ちょっと参加するのは難しいかな・・・」と思う人もいるかも。

余興や演出にかかる費用を上手に抑えて、ゲストに払ってもらう会費の負担を軽くすると良いですね。

また、料理も会費に見合うものを用意しましょう。

会場のお店を案内したときに、

「これだけ美味しそうな料理を出すお店だから、この会費は納得だな！」

と思ってもらえたら、参加するゲストも増えそうです。

会費についてはこちらで相場を紹介しているので、気になる人は確認してみてください。

結婚式二次会の会費の相場ってどのくらい？

早めに招待の案内をする

せっかく誘った相手が「すでに予定を入れていた」ということがないように、できる限り早めに招待の連絡をしましょう。

だいたい2ヶ月前には連絡するのが一般的です。

二次会について詳しく説明する

結婚式の二次会のお誘いがあったときに、

「会場とか会費はまだ決定していないけど、出席してくれる？」

なんて言われても、返事に困りますよね。

声をかける時点で、少なくとも「日付」「時間」「会場」「アクセス方法」「会費」は伝えましょう。

また、出席するかどうか悩むポイントは人それぞれ。

基本的なこと以外に、ゲストが気になりそうなポイントを紹介します。

1　パーティーのスタイル

・立食スタイルなのか、着席スタイルなのか

・食事はビュッフェなのか、コース料理なのか

など、どんなパーティースタイルなのか気になる人もいるようです。

ずっと立ちっぱなしは苦手という人もいますからね。

立食だったとしても、

「ゲストが休憩できる席はちゃんと用意するから安心してね」

と伝えておけば、出席してくれるゲストも増えるかもしれません。

○妊婦さん・子連れならではの心配事

妊婦さんや子供連れの人を招待したいなら、さらに配慮が必要です。

「子供が喜びそうな食事・飲み物があるか」、「禁煙か」、「途中退席しやすいか」といった点は、特に気になる人も多いところ。

妊婦さんや子連れでも安心して過ごせる準備をしていることを伝えてあげるといいですよ。

2　ゲストの顔ぶれ

招待される側では、「自分の他にどんなゲストを招待する予定なのか気になる」という人もいるかもしれません。

「二次会中、話し相手がいなかったらどうしよう・・・」と心配する人も多いのでは。

そんな人に対しては、仲の良いグループで招待を考えていることや、その中で誰が出席予定なのかを知らせてあげましょう。

新郎新婦のほうから「○○ちゃんも来るよ！」と伝えたら、ゲストも参加がしやすそうですね。

また、「男性ゲストと女性ゲストの割合」を気にする人も。

だいたいの人数を伝えておくとベターです。

3　ドレスコード

どういった服装で出席すればいいのか分からないと、出欠の返答に困る人もいるようです。

正装するべきなのか、気軽なファッションでもOKなのか、伝えておきましょう。

人によって気になるポイントはさまざま。

事前にできるだけ二次会の詳細を説明しておくと、ゲストも出席しやすいですね。

直接会って声をかける

最近は、二次会の招待をメールで案内するカップルが多いようです。

でもできれば直接会って、「二次会に参加してほしいんだ」と誘えば、より相手に誠意が伝わりそうです。

直接会えない場合は、電話でもOK。

ひと手間かけると相手の印象も良いですね。

メールで事前に確認したうえで、招待状を送って、返信用はがきで返事をもらうのも、きちんとしていて、特に目上の人には好感を持ってもらえそうです。

メールで案内する場合の注意

仲の良いメンバーであれば、メールで一斉送信すると、メールを受け取る側は誰が誘われているのか分かるので便利ですよね。

ただ、普通に一斉送信をしてもいいのは、受け取る側がお互いにメールアドレスを知っている場合だけ。

一斉送信されたメンバーの中に知らない人がいて、メールアドレスを勝手に知らせてしまうことになると、良く思わない人もいるかもしれません。

お互い面識のない複数の人に宛ててメールを一斉送信したい場合は、「BCC」を使って送るようにしましょう。

また、目上の人に送る場合と友人に送る場合では、文面を変えたほうが無難です。

文章を使いまわさず、目上の人には丁寧な文面にするなど、そのメンバーにあったメールを個別に考えて送るようにしましょう。

メールの相手別の文例を知りたい人はこちらをどうぞ！

結婚式二次会の招待状の文例と書き方をご紹介！そのまま使えるテンプレートつき