【幹事向け】結婚式の「二次会準備」で幹事がやること＆スケジュールを紹介

ステップ1 新郎新婦と幹事で相談

まず、新郎新婦と幹事全員が初めて顔を合わせる打ち合わせとして「顔合わせ」を行います。

時期は二次会の3～4ヶ月前が目安です。

これから二次会当日まで一緒に準備をしていくチームメイトとして、打ち解けておきましょう！

顔合わせでは次の4つのことを話しあっておくと、その後の準備がスムーズになります。

二次会のおおまかなイメージをつかむ

まずは新郎新婦に次の3つの質問をしてみてください。

Q1「二次会のテーマや目的は何？」・ゲスト同士が交流を深められる
・リラックスしてもらえる

Q2「誰を招待する？人数はどれくらい？」・友達中心
・会社の人も呼ぶ
・全員で50人くらい
Q3「やりたい演出は？」・ケーキカット
・スピーチ
・クイズ
・ビンゴ etc
このようにして、新郎新婦が考えている「二次会のおおまかなイメージ」をみんなで共有しておくことが、成功への第一歩です。

二次会のテーマやスタイルの決め方はこちらの記事もどうぞ。

【幹事向け】結婚式二次会のテーマとスタイル、どう決める？

大体の会費を決める

ゲストに払ってもらう「会費」を大体いくらにするか、考えます。

費用については、新郎新婦に一部負担してもらえるのか聞いておきましょう。

具体的にどこを負担してもらうかまで話しあっておけるとベターです。

詳しい会費の決め方については、こちらの記事を参考にしてください。

結婚式二次会の会費はどうやって決めればイイの？

幹事側の役割をはっきりさせる

二次会は幹事がメインで準備する場合がほとんどですが、新郎新婦にしてもらった方がスムーズな仕事もあります。

一般的に新郎新婦が決めた方がいいと言われているのは、次の2つ。

・ゲストを誰にするか
・予算をいくらにするか

ほかにも、例えば新郎新婦が会場に強いこだわりを持っているのなら、会場選びはふたりにお任せした方が早く決まるかもしれません。

「幹事の仕事」と「新郎新婦の仕事」はキッチリ分けておきましょう。

幹事の仕事を割り振る

幹事が複数人いる場合は、誰がどの仕事を担当するのか幹事同士で決めておきましょう。

最初に幹事をまとめるリーダー役を決め、その後にそれ以外の仕事の割り振りを決めていくとスムーズです。

一般的な幹事の仕事には、次のようなものがあります。

【事前準備】
・ゲストの出欠確認
・お金の管理
・会場探しと予約
・演出の企画【当日】
・司会進行
・ゲストの受付
・荷物の管理
・写真とビデオ撮影
・音響照明
・乾杯の挨拶

それぞれの仕事は幹事の人数によって兼任となります。

二次会での幹事の仕事の内容についてもっと詳しく知りたい人は、こちらをどうぞ。

結婚式二次会の幹事を頼まれた！幹事の役割って？準備・当日にやることも紹介

ただ司会や受付などは、幹事とは別に依頼されている人がいる場合もあります。

新郎新婦へ、幹事以外に仕事をお願いしている人がいないかはよく確認しておきましょう。

ステップ2 希望に合った会場を予約

顔合わせが終わったら、次は二次会の会場を探します。

希望の会場が予約で埋まってしまわないよう、二次会当日の3～4ヶ月前を目安に探し始めましょう。

会場を決めるまでの流れは、次の通りです。

・会場の条件・希望を整理する
・会場候補を探す
・会場を予約する

それぞれ見ていきましょう。.

会場の条件・希望を整理する

まずは、

・二次会の日時
・おおよそのゲスト数
・会場の場所
・会場の雰囲気
・料理やドリンク
・パーティースタイル
・必要な設備

など、顔合わせで新郎新婦から聞いた二次会会場の条件と希望を整理しましょう。

会場候補を探す

次に、条件と希望に合う会場候補を探します。

3～5ヶ所くらいの候補を挙げて、優先順位をつけましょう。

優先順位の高い順に連絡をとり、希望の日時が空いているか確認。

空いていたら実際に下見に行きます。

会場を予約する

下見をして気に入ったら、予約をしましょう。

会場のなかには、仮予約ができるところも。

仮予約は1～2週間と期間が決まっているところが多いです。

その場合、その期間内に、正式な予約をするかどうか決める必要があります。

予約するときには、次のことを確認しておきましょう。

・前払い金は必要か
・キャンセル料は発生するか
・追加料金は発生するか

会場選びのポイントをもっと詳しく知りたい人は、こちらの記事を読んでみてください。

【幹事向け】結婚式二次会の会場決めのチェックポイントとは？

ステップ3 二次会の内容をプランニング

会場が決まったら、二次会の内容を考えます。

二次会当日の3ヶ月前を目安に、幹事で集まって打ち合わせをしましょう。

二次会当日のおおまかなプログラムを決めて、進行表と台本を作り、幹事と新郎新婦で共有を。

おおまかな流れが決まったら、ゲームや余興など、それぞれのプログラムの詳細を考えます。

このとき、ゲームや余興に必要な備品・景品をリストアップしておけば、その後の買い出しもスムーズに。

また、余興やスピーチを幹事以外の人に頼みたい場合は、早めにお願いをしておきましょう。

プランニングが終わったら、備品代・景品代や演出にかかる費用がはっきりします。

場合によっては、費用が最初に決めた予算を超えてしまうかもしれません。

予算オーバーになったときは、次のような対処を。

・景品や演出にかかる費用を見直す
・ゲストの会費を高くする
・新郎新婦で負担する

ふたりにとってもゲストにとっても納得感のある方法を選べるといいですね。

ステップ4 招待状を送付＆出欠の確認

二次会当日の流れが決まり、会費が確定したら、ゲストに招待状を送り、出欠の確認を取ります。

招待状の送付

招待状は2ヶ月前を目安に送付しましょう。

招待状を送る方法としては、

・メール（スマホ・携帯、PC）
・SNS（LINEやFacebook）
・ハガキ

などがあります。

最近は、メールやLINEで送るのが主流のようです。

またメールやLINEの場合は、招待状のページを作成できる「WEB招待状」を利用するケースも。

招待状を作ったら、まず幹事の間で内容を確認し、新郎新婦にもチェックしてもらいましょう。

二次会の招待状については以下の記事でも詳しく解説しています。

結婚式二次会の招待状はどう送る？はがき、LINE、WEB招待状…おすすめはどれ？

出欠の確認

ゲストからの返信の締め切りは、二次会の1ヶ月前を目安にします。

出席者の顔ぶれが決まったら、正確な会費の合計額を再確認。

もしここで、「景品や備品にお金が回らない！」となった場合は、

・予定している景品の数を減らすか、別の物にする

・新郎新婦に相談して、一部負担を考えてもらう

といった対策を取りましょう。

ステップ5 当日までに必要なものを手配

二次会当日の1ヶ月前にもなると、準備がいよいよ本格化します。

仕事を分担して、効率よく準備を進めていきましょう。

このタイミングですることは、主に次の5つ。

備品・景品・プチギフトを買う

打ち合わせで作った「備品・景品の購入リスト」を持って、買い出しへGO！

新郎新婦からゲストへプチギフトを渡す場合は、それもあわせて買いましょう。

購入したら必ず領収書かレシートをもらい、会計係の人に渡しましょう。

BGMの準備

二次会のテーマに合ったBGMを用意します。

どんな曲を選んでいいか分からなければ、結婚式にぴったりの曲をまとめたコンピレーション・アルバムから探し始めるとスムーズ。

新郎新婦の思い出の曲を入れておくのもGOODです。

二次会でおすすめのBGMは以下の記事で紹介しているので、ぜひ曲選びの参考にしてみてくださいね。

結婚式二次会のBGMでオススメの曲は？シーン別にご紹介！

CDとデータどちらで用意するかは会場の音響設備によって違うので、その点も確認しておきましょう。

また、結婚式や二次会で流すBGMには著作権の問題がつきもの。

こちらの記事で、著作権についても確認しておきましょう。

結婚式で流す曲の【著作権】を分かりやすく解説！BGMを決める前に知っておきたい手続きまとめ

受付に必要なものを準備

二次会当日、ゲストの受付をするのに必要なものを準備しておきましょう。

具体的に必要なものはこちら。

・出席者の名簿
・筆記用具
・電卓
・お釣り
・ゲストにお金を入れてもらう箱

備品、景品の持ち込み

当日に備品や景品を持って行こうとすると、荷物になるので大変。

事前に備品や景品を持ち込めるか会場に確認して、OKであれば前日までに持ち込んでおきましょう。

三次会会場のピックアップ

二次会の後に三次会をする場合は、会場を探しておく必要があります。

三次会をしたいかどうか、ふたりに聞いてみましょう。

準備がすべて終わったら、幹事で集まって当日のリハーサルをしておくとベター。

二次会の流れを再確認して、当日に備えましょう！

二次会幹事の準備スケジュール

以上、二次会準備で幹事がやることを紹介しました。

最後に、二次会当日までの準備スケジュールをおさらいしておきましょう。

【3～4ヶ月前】
新郎新婦の顔合わせ
・二次会のおおまかなイメージを共有
・大体の会費の決定
・幹事側の役割の明確化
・幹事同士での役割分担
・会場の条件や希望を整理、
　候補のリストアップ、予約【3ヶ月前】
幹事で集まって2次会の内容の打ち合わせ【2ヶ月前】
ゲストへ招待状の送付【1ヶ月前】
ゲストの出欠確認【1ヶ月前～直前】
最終準備
・備品、景品、プチギフトの購入
・BGMの準備
・受付に必要な物の準備
・備品、景品の持ち込み
・三次会会場のピックアップ

二次会当日の流れについても知りたい人は、こちらの記事を読んでみてください。

結婚式の二次会の流れって？進行例をもとに内容をチェック！